Kokoustilan optimaalista esitystekniikkaa suunnitellessa huomioon tulee ottaa monta asiaa. Onko tila esimerkiksi tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön vai myös asiakasneuvotteluihin? Tilan tekniikkaa voidaan määrittää tarkemmin, kun tiedetään yrityksen omien tietokoneiden ja tablettien mallit ja liitännät. Tietokonemalleja ja -merkkejä on useita, ja niiden yhdistäminen esitystekniikkaan on aina oma lukunsa. Kun kokousvieraita halutaan palvella hyvin, myös heille taataan esitysmahdollisuus.

Entä tuleeko tilan muovautua muuhunkin käyttöön kuin palavereihin? Tilan tekniikkaan ja käytettävyyteen vaikuttaa myös se, toimiiko tila innostavana ja luovana tilana, perinteisenä neuvottelutilana vai rennompana kohtaamistilana.

Esitystekniikan suunnittelussa huomioon tulee ottaa järjestelmien elinkaari. Tekniikka kehittyy nopealla tahdilla, ja järjestelmien elinkaari on tällä hetkellä noin 5 vuotta. Järjestelmiä ja laitteistoja tulee voida aika ajoin päivittää, jotta ne tukevat tietokoneiden kehitystä ja jotta taataan esitystekniikan ja muiden laitteiden välinen yhteensopivuus.

Toimivat neuvottelutilat vahvistavat yrityksen brändiä

Millaisella energiatasolla ja fiiliksellä kokoukseen tullaan? Pahimmassa tapauksessa palaveri viivästyy, kun tekniikkaa ei osata käyttää ja paikalle kutsutaan IT-tuki tai apua soitellaan ympäri organisaatiota. Neuvottelutiloissa vaikutetaan usein omiin sidosryhmiin, joten tilan tulisi vahvistaa yrityksen positiivista mielikuvaa ja samalla auttaa palaveria saavuttamaan haluttu lopputulos.

Edellä mainitut asiat vaikuttavat tilan käyttötarkoitukseen, siihen monelleko hengelle tila suunnitellaan sekä sen käytäntökulttuuriin. Mahdollistetaanko esimerkiksi 16 henkilön neuvottelutilassa esitysmahdollisuus kaikilta istumapaikoilta? Tämä vaikuttaa muun muassa esityspisteiden määrään neuvottelupöydässä.

Neuvottelu- ja kohtaamistilat voivat olla kalusteiltaan, visuaalisuudeltaan ja tekniikaltaan täysin erilaisia, mutta käytettävyyden tulee olla samanlainen kaikissa. Näin jokainen oppii käyttämään kaikkia tiloja ja tilojen käyttöastetta voidaan nostaa jakamalla tilojen varauspainetta tasaisesti kaikkien tilojen kesken.