Työympäristömuutos monitilatoimistoihin lisää parhaimmillaan yhteisöllisyyttä ja työn tehokkuutta. Huonosti toteutettuna kärsivät työrauha, hyvinvointi ja tulos.

Työyhteisön työtä tukevan tilan tulisi olla terveellinen ja turvallinen, työprosessien sujuvuutta tukeva ja ergonomisesti toimiva, yhteisöllisyyttä ja yhdessä oppimista edistävä sekä yksilöllisyyttä kunnioittava.

– Terveellisyys tarkoittaa hyvää sisäilmaa, toimivaa akustiikkaa ja sopivaa valaistusta. Nykyisin on olemassa uusia erilaisia akustisia levyjä, joilla työtiloja voidaan rauhoittaa ylimääräiseltä hälyltä. Työtehtävän mukaan optimoitu valaistus lisää vireystilaa ja rauhoittaa aisteja kuormittavilta ärsykkeiltä, Työterveyslaitoksen tutkija Virpi Ruohomäki kuvailee terveellisen työtilan ominaisuuksia.  

Tilojen terveellisyyden ja toiminnallisuuden lisäksi työn tekoa palvelevalla tilalla on sosiaalinen ja psykologinen ulottuvuus.

– Toteutuksesta riippuen työtila voi joko edistää tai estää yhteisöllisyyttä. Yhteisöllisyyden lisäksi tulisi olla mahdollisuus myös yksityisyyteen. Tämä luo kokemuksen turvallisesta olosta ja siitä, että voi itse vaikuttaa milloin on kenenkin kanssa tekemisissä, Ruohomäki kuvailee.

 

Työn sisältö määrittää toimivan tilan

Monitilatoimistolle ei ole yhtä ainoaa määritelmää, eikä yhtä oikeaa toteutusta. Tilaratkaisua ei kannata kopioida muualta.

"Toimivan työtilan luominen edellyttää ymmärrystä työn sisällöstä ja sen vaatimista tiloista"

– Toimivan työtilan luominen edellyttää ymmärrystä työn sisällöstä ja sen vaatimista tiloista. Onnistumisen ja toimivuuden avain on se, että tila on räätälöity organisaation omaan tarpeeseen, siellä tehtävää työtä ja ihmisiä varten, Ruohomäki korostaa.

Tilat palvelevat käyttäjiään parhaiten, kun tekijät on otettu mukaan suunnitteluun.   

– Ymmärrys työn sisällöstä ja sen vaatimista tiloista edellyttää, henkilökunta otetaan mukaan suunnitteluun. Osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet, avoin viestintä ja tiedonjakamisen kulttuuri sekä johdon näkyvä sitoutuminen tavoitteisiin luovat edellytykset toimivan tilan luomiselle. Tiloja ja organisaation toimintaa kannattaa kehittää rinnakkain, Ruohomäki vinkkaa.

 

Yhteisöllisyyttä ja työrauhaa

Useat tutkimukset kansallisesti ja kansainvälisesti ovat osoittaneet, että monitilatoimisto lisää yhteisöllisyyttä ja yhteistyön mahdollisuuksia. Kääntöpuolena on ollut työrauhan häiriintyminen.

– Tämän vuoksi on tärkeää, että työtilat suunnitellaan yhteistyössä henkilöstön kanssa. Näin ennaltaehkäistään konflikteja ja edistetään työn sujuvuutta. Samalla tulisi luoda yhteiset pelisäännöt tilojen käyttötavoista, Ruohomäki toteaa.

Työrauhaa häiritseviltä ominaisuuksilta vältytään parhaiten, kun keskittymistä ja vuorovaikutusta vaativia tehtäviä ei tehdä lähellä toisiaan. Elvyttävä taukotila puolestaan edistää hälystä palautumista.

– Hiljaisia tiloja tulisi olla riittävästi, puheääni häiritsee työntekoa ja kuormittaa henkilöstöä eniten. Lisäksi taukotilat tulisi päivittää nykypäivän tarpeisiin ja rakentaa elvyttäviksi. Luontonäkymät ja hiljaisuus ovat tällaisia elvyttäviä elementtejä, myös väreillä ja valoilla voidaan vaikuttaa palautumiseen, Ruohomäki päättää.