Työympäristö voidaan ajatella paitsi fyysisenä työtilana myös digitaalisena, virtuaalisena ja teknologisena työympäristönä. Työ- ja organisaatiopsykologi Virpi Ruohomäki lisää tähän vielä sosiaalisen työympäristön eli työyhteisön, jossa kaikki työntekijät yhdessä vaikuttavat työn tekemiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen.

Tiimityö on yleistä, joten hyvä työtila tarjoaa myös mahdollisuuksia vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön sekä yhdessä oppimiseen.

– Kaikki vuorovaikutus ei suinkaan ole virtuaalista tai sähköistä, vaan työpaikoilla tarvitaan yhteenkuuluvuutta ja yhteisöllisyyttä lisäävää kasvokkaista kohtaamista, muistuttaa Ruohomäki.

 

Digitalisaatio muuttaa työympäristöä ja työtilojen tarvetta

Isoja, tunnistettavia globaaleja trendejä ovat väestörakenteen muutos, digitaalisuuden tuomat muutokset, maailman talous- ja poliittinen epävakaus sekä ilmastonmuutos ja sen mukaiset päästöjen vähentämistavoitteet. Nämä vaikuttavat suurina ajureina siihen, missä ja miten työtä tulevaisuudessa tehdään.

– On tärkeää, että johto osaisikin tilasuunnittelussa katsoa myös eteenpäin ja ennakoida, kuinka työn tekeminen tulee muuttumaan, muistuttaa Ruohomäki.

– Jo nyt nähdään, että esimerkiksi kaikki tietotyö ei ole aika- tai paikkasidonnaista, siksi työtä voi tehdä muuallakin kuin päätoimipisteessä.

Muuttuvan työn tarpeisiin suunnitellaan nyt paljon monitilatoimistoja. Ruohomäen mukaan monitilatoimistojen taustalla on monia ajureita ja alunperin ne suunniteltiin monipaikkaisen ja liikkuvan työn tarpeisiin teknologiayrityksissä  –  nyt ne ovat yleistymässä muunlaisessakin työssä, kuten hallinnossa ja palveluissa Monitilaratkaisuissa on usein tavoitteena myös tila- ja kustannussäästöt.

– Monitilaratkaisussa pyritään tilan muunneltavuuteen ja joustavaan tilakonseptiin, jossa on avoimen jaetun tilan lisäksi tarjolla myös muita tiloja erilaisia tehtäviä varten. Ajatus on, että siellä voidaan valita sopiva työtila niiden tehtävien mukaan, joita kulloinkin on hoidettava, kertoo Ruohomäki. Esimerkiksi keskittymistä vaativat tehtävät hoidetaan hiljaisissa tiloissa ja puhelintyö äänieristetyssä tilassa.

 

Työntekijöiden hyvinvointi on osa vastuullisen työnantajan brändiä

Työtilaa suunniteltaessa mietitään myös, mitä yritys tavoittelee strategian kannalta. Brändi voi tulla näkyväksi tilan ja toiminnan kautta, sillä ovathan toimitilat usein yrityksen ensivaikutelman luoja.

– Tilat voivat ilmentää yrityksen arvoja ja toimintatapoja sekä organisaatiokulttuuria, hän sanoo.

Ruohomäki kuitenkin huomauttaa, että pelkästään tilalla brändiä ei kuitenkaan voida ylläpitää tai rakentaa.

Terveelliset ja toimivat työtilat ovat valttikortti myös uusien työntekijöiden rekrytoinnissa. Kilpailukykyyn työvoimasta voidaan vaikuttaa pitämällä työolosuhteet kunnossa. Työtiloilla on väliä osaavien ja kokeneiden asiantuntijoiden pitämiseksi yrityksen palvelussa.

– Hyvin suunnitellulla ja työntekoa edistävällä työtilalla huolehditaan henkilöstön hyvinvoinnista ja tuetaan kestäviä, pitkäikäisiä työuria. Kestävä kehitys voidaan näin nähdä paitsi ekologisena myös inhimillisenä ja sosiaalisena näkökulmana, huomauttaa Ruohomäki.

 

Askeleita hyvän työtilan suunnitteluun

Työskentelylle on luotava sopivat edellytykset, jotta työn tekeminen etenee jouhevasti ja ilman turhia keskeytyksiä ja häiriöitä, painottaa Työterveyslaitoksen vanhempi tutkija Ruohomäki.

Muun muassa puhdas sisäilma, sopiva lämpötila sekä työn luonteen mukaisesti suunniteltu akustiikka luovat pohjan tehokkaalle työteolle ja tilassa viihtymiselle. Lisäksi ergonomiset kalusteet ja työvälineet sekä esteettömyys ovat tärkeitä kaikille työtilan käyttäjille.

Näiden lisäksi työntekijöille on mahdollistettava yksityisyys ja on kunnioitettava heidän oman tilan tarvettaan. Ruohomäen mukaan työtilassa tulisi siksi olla mahdollisuus akustiseen ja visuaaliseen yksityisyyteen silloin, kun sitä tarvitaan.

Monet yritykset ovat päätyneet tilasuunnittelussa ratkaisuun, jossa kiinteitä työpisteitä ei enää ole, vaan työtä tehdään sen pöydän äärellä, joka kulloinkin on vapaana. Työpaperit, mapit ja muut tarvittavat välineet kulkevat mukana siirrettävässä kaapissa tai lokerikossa. Tällainen ratkaisu sopii hyvin yrityksille, joissa työ on pääsääntöisesti lähes paperitonta ja sitä tehdään pääasiassa muualla kuin fyysisellä toimistolla.

Koska työtilan tarkoitus on palvella työn ja työntekijöiden tarpeita, on tila suunniteltava käyttäjälähtöisesti ja ihmiskeskeisesti. Onkin suositeltavaa osallistaa tilassa työskentelevä henkilöstö mukaan suunnitteluprosessiin yhdessä suunnittelijoiden, yritysjohdon ja kiinteistön omistajan kanssa.

Se ei riitä, että tilan tulevat käyttäjät otetaan mukaan vasta tilan valmistuttua, ja he voivat vaikuttaa vain pieniin yksityiskohtiin, kuten oman työpisteensä kalusteisiin.

Koko henkilöstöä ei aina voi sisällyttää suunnitteluun, vaan se voi olla esimerkiksi edustuksellista, jolloin työn vaatimukset tuodaan työntekijäryhmittäin suunnitteluprosessiin mukaan.