Ilmarisen mukaan digitalisaatio on aikakautemme suuri muutosvoi ma ja sen mukanaan tuomat mahdollisuudet ja vaatimukset koskettavat kaikkia yrityksiä.

– Kehityshankkeet ja projektit, jotka kytkeytyvät erityisesti digitalisaatioon ovat nyt hyvin ajankohtaisia yritysmaailmassa. Toiminnalta vaadittava ketteryys ja mukautumiskyky lisäävät myös apuvälineisiin kohdistuvia vaatimuksia.

Projektimuotoinen työskentely on monimuotoista ja projekteissa voi olla osallisena monia eri tahoja niin omasta kuin ulkopuolisistakin organisaatioista. Projektien hallinta muistilapuin ja pelkän taulukkolaskennan avulla on mennyttä aikaa.

– Työskentelyn rytmi on kauttaaltaan tiivistynyt. Asioita tehdään pienempinä palasina. Organisaatioilta, menetelmiltä ja työkaluilta vaaditaan ketteryyttä ja mukautumiskykyä. Jotta voi olla ketterä, pitää olla systemaattinen. Tehokas projektinhallinta on tapa systematisoida asioita, Ilmarinen sanoo.

 

Helppo käyttöönotto tärkeää

Projektinhallintaohjelmiston käyttöönotto edellyttää yritykseltä ennen kaikkea halua muutokseen ja oman toiminnan ryhdistämiseen. Ennen työkalujen valintaa johdon on mietittävä mitkä ovat tärkeimmät tehtävät asiat.

– Onko organisaatiolle tärkeintä esimerkiksi tekemisten hallinta, tulevaisuuden suunnittelu, virheiden välttäminen vai tekemisestä oppiminen? Kun tämä on selvillä, projektinhallintaohjelmisto on parhaimmillaan tehokas työkalu ja väline todellisen muutoksen tekemiseen.

Projektinhallintaohjelmistoissa on useimmiten hyvin suuri määrä toimintoja. Toimintojen avulla ohjelmiston voi räätälöidä juuri omalle organisaatiolle sopivaksi.

– Ota ensin vain muutamia ominaisuuksia käyttöön ja opettele muuttamaan projektinhallintaa ja kulttuuria näiden omalle organisaatiolle tärkeiden ominaisuuksien avulla.
Hyvä projektinhallintaohjelmisto on ennen kaikkea helppo ottaa käyttöön.

– Pilvipalveluna toimivat ohjelmistot ovat hyvin joustavia ja niiden käyttöönotto on varsin helppoa. Ohjelmistoja voi usein kokeilla ilmaiseksi tietyn ajan, jotta niiden sopivuus omalle organisaatiolle selviää.

Ilmarisen mukaan projektinhallintaohjelmiston käyttöönotto tehostaa yrityksen toimintaa monin tavoin.

– Ohjelmiston käyttöönotto tuo mukanaan systemaattisuutta, tietoista päätöksentekoa ja toiminnan läpinäkyvyyttä. Ohjelmisto dokumentoi historiaa ja mahdollistaa omasta toiminnasta oppimisen. Näin luodaan hyvä oppimisen kehä, Ilmarinen summaa.

 

Viisi projektin­hallinta­ohjelmiston hyötyä

 

  1. Asiat tehdään oikeassa järjestyksessä ja oikeaan aikaan.
  2. Väärinymmärryksiltä vältytään, koska kaikilla on sama tieto.
  3. Tukee ketteryyttä, kun tehtävät ovat hallinnassa.
  4. Kaikki tehdyt suunnitelmat muistetaan.
  5. Työ on tuottavampaa pienemmällä vaivalla.