Tälle näen tarvetta tuon tuosta nähdessäni tai arvioidessani tapahtumasuunnitelmia ja käsikirjoituksia.

Tapahtuman tavoitteita käsitellään yhtenä ’klönttinä’, jolloin ne ovat ympäripyöreitä ja tyytyvät hakemaan yleistä tyytyväisyyttä tapahtumasta. Tämän jämäköittämiseksi jaottelen itse yritystapahtumien tavoitteet teknisiin-, muutos- ja vaikuttavuustavoitteisiin, sekä kokonaisvaltaiseen mielikuvan muutokseen.

Teknisiä tavoitteita ovat esimerkiksi osallistujamäärä, no shown pienentäminen, kustannus/osallistuja tai postausten määrä somekanavissa. Tyytyminen näiden tavoitteiden täyttymiseen voi laukaista sudenkuoppia, sillä osallistujamäärää tärkeämpää on saada oikeat ihmiset paikalle.

Toisaalta no show henkilö on kallis järjestäjälle. Korostan tapahtuman omaa markkinointia, kutsuprosessin merkitystä sekä sosiaalisen median hyödyntämistä sitouttamisessa. Esimerkiksi paljastuksia eri kanavissa sisällöstä blogien, infografien tai videoiden muodossa. Nämä ovat työkaluja, joita viisaasti käyttämällä saadaan imua tapahtumaan, niin että kukaan ei halua sinun tapahtumaasi ’missata’.

 

Muutosajattelu suunnannäyttäjänä

Muutostavoitteet ovat syvällisiä ja vaikuttavat sisältöön. Perusajatuksesta on se, että myös tapahtuma on väline muutokselle ja pitää järjestää silloin, kun on tarve kertoa, ohjata tai opettaa. Esimerkiksi opettaa uusia käytäntöjä, tuotteita tai palveluja tai kenties muuttaa asennetta yritystäsi kohtaan.

Muutosajattelu on avain tavoitteen jalkautumiselle ja on luontevaa haastaa itseään ja kysyä: ”Minkä tulee muuttua osallistujan mielessä, jotta pääsemme kohti omaa tavoitettamme?” Tämä on kriittinen kohta sisältösuunnittelulle. Ei umpihankeen, vaan esimerkiksi esiintyjiä, jotka voivat tuoda uutta tietoa käsiteltävästä aiheesta. Muutostavoitteita voi mitata heti, jolloin tärkeitä ovat oikeanlaiset kysymykset, jotka ovat muotoa ’Tapahtuma muutti käsitystäni…’ tai ’Tapahtuma antoi uusia ideoita…’ tai ’Opin tuntemaan uusia henkilöitä…’

 

Vaikuttiko tapahtuma?

Tapahtuman vaikuttavuutta kuvaa se, että osallistuja vie käytäntöön kokemansa annin, sisällön tai idean. Tai se, että asiakas ostaa enemmän. Että on saatu uusia asiakkaita ja tehokkaisiin kokouksiin käytetään vähemmän aikaa. Että työilmapiiri luo uusia ideoita ja asiakas vastaanotti puhelun. Nämä seurattavat asiat pitäisi olla yrityksen kiinnostuksen kohteita tapahtuman jälkeen. Osaa on helppoa seurata, osa haasteellisempaa. Erittäin tärkeää on linkittää CRM-mukaan jo suunnitteluun ja kehittää omia sisäisiä onnistumiseen liittyviä tunnuslukuja ja mittareita tavoitteista käsin. Hieman helpompia ovat esimerkiksi messut tai kuluttajille suunnatut tapahtumat, joissa myös myydään tuotteita ja palveluita tai tehdään tilauksia. Näissä voi investoinnin tuoton laskea heti.

Mielenkiintoinen tavoitelaji tapahtumalle liittyy mielikuviin. Mielikuvat syntyvät kokonaisesta tapahtumakokemuksesta. Siitä mitä näemme, koemme, kuulemme ja kohtaamme. Yritystapahtumassa kohtaamisessa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa nousevat valokeilaan isännät ja heidän ’small talk’. Siinä ei hyvät kulissit, tarjoilut ja someilut riitä, vaan aidot kohtaamiset kultaavat mielikuvat.

’Tapahtumatohtori’ Helena Vallo, kouluttaa, konsultoi ja arvioi tapahtumia. Hän on koulutukseltaan ekonomi, pedagogi sekä näyttötutkintomestari ja on toiminut markkinoinnin-, markkinointiviestinnän-, henkilöstön kehittämisen ja viestinnän tehtävissä. Hän toimii mm. viestintätoimisto Cocommsin hallituksessa ja Evento Awardsin tuomaristossaHän on kirjoittanut kirjan ’Tapahtuma on tilaisuus’, josta ilmestyy 5.laitos toukokuussa. Ajatuksia ja tietoa koulutuksista voi lukea tapahtumamarkkinoinnin blogista www.faustus.fi.