"Tarve tapahtumalle syntyy usein mielijohteesta, intohimosta, perinteestä tai kilpailijoiden sytyttävästä toimista"

Kuvittele tapahtuma somekampanjana, jolle asetat tavoitteet, mietit kohderyhmät ja seuraat osallistujien toimintaa ja reaktioita. Toisiko tällainen muuntoajattelu lisää tavoitteellisuutta tapahtumien suunnittelulle, toteuttamiselle ja seurannalle?

Tarve tapahtumalle syntyy usein mielijohteesta, intohimosta, perinteestä tai kilpailijoiden sytyttävästä toimista. Ei välttämättä ajatella tavoitteista ja kohderyhmästä käsin, vaikka tapahtuma kuten muut markkinointiviestinnän keinot ovat välineitä viestittää kohderyhmälleen. Tärkein asia onkin kirkastaa tapahtuman tavoitteet, joita ei saa sivuuttaa jäniksenloikalla suoraan tapahtuman toteuttamiseen.

Tapahtuman tavoitteet kannattaa jaotella teknisiin tavoitteisiin kuten osallistujamäärä, sekä muutostavoitteisiin, mitkä liittyvät tapahtuman sisällön suunnitteluun. Jokainen tapahtuma synnyttää mielikuvia, joten asemoi ne etukäteen ja pidä mielessä tapahtumaa muotoillessa. Tärkeimpiä ovat vaikuttavuustavoitteet heti tai viiveellä. Se mitä tapahtuma lopulta tuottaa euroina, määränä, laatuna tai kappaleina. Mieti ja vertaa tapahtumaa alussa mainittuun somekampanjaan, jolla haetaan lisää tykkääjiä ja konversioita. Yhtä hyvin siis tapahtumalla haetaan tulosta: lisää myyntiä, lisää liidejä, osaamista tai kenties lisää verkostoa.

 

Tarjoile palautekysely jämäkästi tavoitteista käsin

Uskon, että saat hyvää palautetta tapahtumasta. Eri asia on mittaatko tapahtumaa asetettujen tavoitteiden kautta. Palautekyselyssä ei tiedustella oliko puhuja hyvä, jos tavoitteena on oppia uutta puheenvuorosta. On kunnioitettava kohderyhmän aikaa, joka on arvokkain resurssi. Joutavaa on kysyä ruuan laadusta tai tapahtuman järjestelyistä. Läsnäolleena tiedät tuloksen kysymättäkin. Ei kohderyhmä ole raati, jonka pitäisi arvioida tapahtumaa. Heidän tulisi arvioida sitä muutosta tai oppimista, jota heille tapahtumassasi tarjoilit.

 

Tavoitteet raamittavat elävää kommunikaatiota

Tapahtuman raamit syntyvät tavoitteista ja kohderyhmistä, jotka otat mukaan suunnittelun keskiöön. Rakenna tapahtuma organisaation arvopohjalle, mielikuville ja brändilupauksille. Vahvistavaa on rakentaa tapahtuma organisaation ydintarinan ympärille. Mieleenpainuvissa tapahtumissa on idea kohdallaan ja sisältöä tarjoillaan monikanavaisesti aistien kautta. Parhaimmillaan tapahtumat ovat organisaatiossa osa markkinointiviestinnän keinovalikkoa. Ne syventävät suhdetta kohderyhmiin ja tuottavat tuloksia, jotka on asetettu. Niitä seurataan kuten sosiaalisen median kampanjaa. On vanhanaikaista ajatella tapahtumat irrallisiksi, yksittäisiksi toimenpiteiksi. Ne ovat tärkeä ja koskettava osa organisaation kokonaista viestintää kohderyhmilleen, elävää kommunikaatiota.


Lue lisää www.faustus.fi