Asetus sisältää säännökset muun muassa henkilötietojen käsittelyä koskevista periaatteista sekä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän velvoitteista ja vastuista. Muutos koskettaa vahvasti liikematkatoimistoja, jotka ylläpitävät mittavia henkilörekisterejä pystyäkseen palvelemaan yritysasiakkaita.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus patistaa rekisterinpitäjiä ja yrityksiä tarkistamaan tietosuojakäytäntöjensä lainmukaisuuden eli tekemään käytännössä kahden vuoden siirtymäaikana 25.5.2018 mennessä ns. tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyn nykytila-arvion ja analyysin, vastaavatko rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittely- ja tietosuojakäytänteet kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen uusia vaatimuksia.

"Tietoturva-rikkomus voi jatkossa johtaa huomattaviin taloudellisiin seuraamuksiin"

Organisaatioiden tulee myös varmistaa tietoturvansa riittävyys sekä varautua ongelmatilanteisiin - myös kriisiviestintään. Uudella sääntelyllä halutaan ohjata yhteisöt ja yritykset ottamaan tietosuoja-asiat kokonaisvaltaisesti huomioon jo toimintansa suunnittelussa.

- Asetus tähtää yksityishenkilöiden oikeuksien turvaamiseen digitaalisissa palveluissa ja tuo uusia vaatimuksia niin rekisterinpitäjille kuin henkilötietojen käsittelijöille. Tietoturva-rikkomus voi jatkossa johtaa huomattaviin taloudellisiin seuraamuksiin, toteaa Suomen Liikematkayhdistyksen toiminnanjohtaja Sari Viljamaa.

Fokuksessa myös matkustusturvallisuus

Viljamaa muistuttaa, että työnantajalla on huolenpitovelvollisuus työntekijäänsä kohtaan myös työmatkojen aikana.  Työnjako on selvä: ohjeistus on yrityksen vastuulla ja matkustajan vastuulla on toimia ohjeiden mukaisesti.

- Kriisinhallinnan peruskivi on matkustusohje, jossa yritys määrittelee strategiansa mukaiset reunaehdot liikematkustukselle. Matkustusohjeen suhteen kokonaisuutta tulee tarkastella kunkin organisaation yksilöllisistä tarpeista ja lähtökohdista.

Liikematkustamisen palveluntarjoajat tuottavat monipuolisia matkahallinnon palveluita, jotka tekevät matkustamisesta entistä mutkattomampaa.

- Matkustukseen liittyvät riskit ovat moninaisia. Luonnonkatastrofit, tarttuvat taudit, tietomurrot ja terroristihyökkäykset ovat karu muistutus uudesta todellisuudesta liikematkustuksen riskienhallinnassa. Missä vain voi tapahtua mitä vain. Mutta kartoittamalla riskejä ja suunnittelemalla kriisienhallintaprosessin etukäteen yritys voi paremmin tukea matkustavaa henkilökuntaansa, Viljamaa päättää.