Aseta tapahtumalle tavoitteet:

 

1. Tekniset

2. Mielikuva

3. Muutos

4. Vaikuttavuus heti tai myöhemmin

Näin sillä on paikka ja olemassaolon oikeutus, joka vain korostuu tässä digitaalisuuden ja kutistuneen maailman melskeessä. Eikä tapahtumia pitäisi kyhätä turhaan, eikä varsinkaan itsekkäistä lähtökohdista, vaan taidokkaasti kohderyhmät huomioiden sekä mitattavat tavoitteet porrastaen.

Usein tavoitteiden asettaminen jää perustasolle, kuten esimerkiksi osallistujamäärätavoitteeksi. Numeerinen määrä ei yksin ole relevantti tavoite. Tärkeämpi tekninen tavoite on esimerkiksi no shown saaminen nollaan. Tällainen tavoite asettaa rohkeasti kutsu- ja viestintäprosessin suurennuslasin alle. Jokainen toimenpide, joka sitouttaa ilmoittautunutta saapumaan, on järjestäjälle rahan arvoinen investointi.

"Jokaisen tapahtuman tulisi vaikuttaa osallistujaan heti tai pidemmällä aikajaksolla mitattuna."

Mielikuvatavoitteet kannattaa kirjata aina! Ja niiden tulee linkittyä organisaation mielikuviin, arvomaailmaan ja toivottavasti jopa ydintarinaan sekä brändiin.  Kokemus synnyttää osallistujalle aina mielikuvia. Miksi et siis valitsisi tapahtuman ideaa sekä teemaa tukevasti valittua ja haluttua brändilinjaa tukevaksi. Kun haluamme luoda välittömyyden mielikuvaa, ei kannata järjestää pönötysjuhlia. Ja jos brändimme lupaa verkostoitumista, niin silloin jo suunnittelussa on mietittävä sopivia hetkiä sellaiseen ja kenties vielä ohjatusti.

Sisällön suunnittelun kannalta merkittävimpiä ovat muutostavoitteet. Ne syntyvät kohderyhmien kautta. Mitä kohderyhmä ei vielä tunne, tiedä – tai mikä heille olisi oleellista oppia tapahtumassa tai tapahtuman avulla. Kun nämä ’kipupisteet’ on tunnistettu, on sisällön ja koko tapahtuman suunnittelu johdonmukaista ja useimmiten kutsu myös ’kolahtaa paremmin saajalleen’.

Jokaisen tapahtuman tulisi vaikuttaa osallistujaan heti tai pidemmällä aikajaksolla mitattuna. Jos kyse on kuluttajille suunnatusta tapahtumasta, vaikuttavuus syntyy heti esimerkiksi myytyinä tuotteina tai uutena jäsenenä. Toisinaan vaikuttavuus nähdään vasta jonkin ajan kuluttua. Esimerkiksi silloin, kun kyse on suurista investoinneista tai vaikka koulutustapahtuman jälkeisestä oppimisesta. Seurannan kannalta on tärkeää linkittää tapahtuma organisaation asiakashallintajärjestelmään sekä markkinoinnin automaatioon. Vaikuttavuustavoitteita ovat esimerkiksi lisämyynti, ajansäästö, ilmapiirin parantuminen tai potentiaalisten asiakkaiden määrän kasvu.

Saat sitä mitä mittaat. Ja voidaksesi analysoida, onko tapahtumalla kantavuutta ja kannattavuutta, täytyy uskaltaa asettaa konkreettisia tavoitteita sekä seurata tuloksia. Huomasipa eräs johtajakin, ettei hänellä ollut pienintäkään käsitystä mitä tapahtuma maksoi, saati mikä sen vaikuttavuus oli. Onneksi tuohon saatiin korjaus asiaa avaamalla!