Tapahtuman onnistuminen ei ala lavalta eikä puhujista vaan ensimmäisestä kontaktipisteestä. Mutta sekin toimii vain, jos tapahtuman tavoitteet ovat selkeät.
Kysy, mitä haluat saavuttaa tapahtumallasi. Haluatko parantaa asiakaskokemusta, lisätä myyntiä vai sitouttaa henkilöstöä?
Entä asiakas, mitä hänelle jää hyvän mielen lisäksi? Esimerkiksi MM-kisat voivat olla yksi elämän isoista kokemuksista.
Muistijäljen ja odotusten rakentaminen perustuu tunteisiin
Sidosryhmille tapahtuma alkaa ennakkoviestinnästä eikä kontaktointia voi ohittaa, jos haluaa saavuttaa tavoitteensa. Esimerkiksi Coldplayn keikat myytiin loppuun vuotta ennen konserttia. Keikkoja oli lopulta neljä ja lippuja myytiin 178 000.
Vaikka mittakaava olisi pienempi, haippaus kannattaa. Aivan yhtä tärkeää on lunastaa lupaukset ja odotukset tapahtumassa. Kaiken pitää sujua hyvin, koska sekin jää mieleen, saiko takin nopeasti narikkaan vai ei.
Asetu asiakkaan saappaisiin
Turvallisuus, sujuvuus ja palvelu ovat erottamaton kolmikko, jonka merkitys korostuu sisääntulossa ja poistumisessa. Porttiteknologia on tärkeä elementti erityisesti silloin, kun saapuvien ja läsnäolevien henkilöllisyys pitää tietää.
Asiakkaiden näkökulmasta tapahtumaan saapuminen on jännittävää: siinä on kaikuja ensimmäisestä koulupäivästä. Osallistujan tulee tuntea itsensä tervetulleeksi tai hän pakenee älypuhelimen maailmaan. Henkilökunnan kyky kohdata vain korostuu, jos tilassa on useampia tapahtumia yhtä aikaa.
Rikasta dataa ja elämyksiä – Luo strategisia kumppanuuksia
Lipunmyynnin ja porttiteknologian tuottama data on arvokasta, koska sen avulla saa rakennettua kaupallisia kumppanuuksia. Ammattimessut ovat esimerkiksi hotelleille relevantti kumppanuus, jos osallistujat saapuvat toisilta paikkakunnilta, ja urheilutapahtumassa kumppaneita kiinnostaa, mitä varusteita osallistujat käyttävät.
Data tekee pitkien kumppanuuksien hyödyistä aina kertavetoja suurempia. Ja kun tekeminen on strategista, on helpompi kuunnella palautetta ja kehittää tapahtumaa. Siksi palaute on aivan yhtä tärkeää kuin jälkimarkkinointi, ellei jopa tärkeämpää. Se kannattaa ottaa vastaan arvostavasti!
