Matkustusturvallisuus on noussut keskiöön yritysten matkahallinnossa viimeaikaisten Euroopassa tapahtuneiden terrori-iskujen seurauksena. Toimintasuunnitelmat on hyvä olla olemassa odottamattomienkin tapahtumien varalta.
Liikematkustuksen riskienhallintaan liittyvät pääsääntöisesti samat elementit – henkilökohtainen turvallisuus, tieto- ja kyberturvallisuus sekä muun muassa maineriskit – kuin yrityksen yleiseen riskienhallintaan.
– Näiden lisäksi tulevat matkakohdetta koskevat riskit, jotka voivat liittyä esimerkiksi maan poliittiseen tilanteeseen, rikollisuuteen, liikenteeseen, luonnonolosuhteisiin tai vaikkapa tartuntatauteihin, Suomen Liikematkayhdistys FBTA:n toiminnanjohtaja Sari Viljamaa sanoo.
– Yritykselle riskejä voivat aiheuttaa myös poikkeustilanteet, joiden seurauksena koko matkan tarkoitus voi olla uhattuna.
Poikkeustilanteet ovat lievimmillään viivästyksiä, mutta vakavimmillaan ne voivat uhata matkustajan terveyttä tai jopa henkeä. Viljamaa muistuttaa erilaisten matkaan liittyvien riskien arvioimisen ja luokittelun tärkeydestä.
– Kaikkien näiden varalta on hyvä olla toimintasuunnitelmat olemassa.
Viljamaan mukaan ihanteellisessa tilanteessa yrityksellä on nimetä vastuuhenkilö, jonka puoleen matkustajat voivat kääntyä kysymyksineen – koskivatpa ne sitten turvallisuutta, terveyttä tai tarvittavia matkustusdokumentteja.
– Marssijärjestys on selvä ilmankin: työnantajan velvollisuus on antaa riittävä ohjeistus ja työntekijän velvollisuus on noudattaa sitä.
Lue myös: Mikä on tärkeintä: pienet matkakustannukset vai suuret kokemukset?
Liikematkustaja, muistitko matkustusilmoituksen?
Matkustusturvallisuuden ja riskienhallinnan osalta kyse ei ole niinkään yrityksen koosta tai liikevaihdosta, vaan matkakohteista ja matkustajista. Viljamaan mukaan PK-yrityksenkin huolenpitovelvollisuus henkilökunnastaan ulottuu myös ulkomaanmatkoihin.
– Jos myyntimatkat kohdistuvat esimerkiksi sotariskialueelle on hyvä tiedostaa, että perusvakuutus ei riitä, vaan on syytä hankkia lisäturvaa. Lisäksi on hyvä huomata, että eri vakuutusyhtiöillä on erilainen näkemys riskialueista.
Ulkoministeriön matkustustiedotteista saa hyvää tietoa matkakohteen turvallisuustilanteesta. Viljamaa suosittelee lämpimästi matkustusilmoituksen tekemistä myös liikematkustajille.
– Matkustusilmoitus kannattaa tehdä etenkin silloin, kun työmatka suuntautuu vähänkin epävakaampaan kohteeseen. Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen THL:n ylläpitämä Matkailijan terveysopas on puolestaan hyvä tietolähde muun muassa tarvittavien rokotusten selvittämiseen.