Matkakustannukset muodostavat usein yrityksen kolmanneksi suurimman kuluerän. Siksi tehokkaan matkustusprosessin varmistaminen on äärimmäisen tärkeää. Edelläkävijäyritykset näkevät matkaan käytetyn kustannuksen investointina, jossa keskeistä on matkustaa oikeasta syystä ja oikeaan hintaan. Oikean hinnan määrittelemiseksi on syytä pohtia, mikä on tärkeintä: kustannus vai kokemus?
Haasteena on löytää näiden välille sopiva tasapaino. Siinä on syytä huomioida myös yrityksen tavoitteet, kulttuuri ja työnantajalupaus. Työnantajalupauksen kuvataan olevan se kokonaisarvo, jonka työntekijät kokevat saavansa työsuhteen kautta. Yrityskulttuurin ja työnantajalupauksen tulee kulkea käsi kädessä. Jos ajattelemme esimerkiksi IKEA:n vahvaa kustannustehokkuuteen keskittyvää kulttuuria, se luo selkeän kuvan siitä, missä yrityksen toiminnan painopiste on. Kun sitä verrataan lääketeollisuuteen, missä katteet ovat huomattavasti korkeammat, mutta haasteena on houkutella ja pitää kiinni korkeasti koulutetuista osaajista, vastaus näyttää todennäköisesti aivan erilaiselta.
Uusia mahdollisuuksia
Gartner (aiemmin Corporate Executive Board CEB) auttaa yrityksiä tunnistamaan uusia mahdollisuuksia kasvattaa kannattavuutta. Gartnerin mukaan yksi menestyksen avaintekijöistä on hyvin muotoiltu työnantajalupaus, jonka keskiössä on henkilökunnan osaaminen ja kokemukset. Työnantajalupauksen merkitystä mietittäessä on erittäin tärkeää tunnistaa oikea tasapaino matkakustannusten ja yrityksen tarjoaman työmatkakokemuksen välillä. Sen ei tarvitse olla vaikeaa.
Eräs toimitusjohtaja sanoi minulle kerran: ”Työmatkojen kanssa on vähän sama juttu kuin kolesterolin. Hyvää täytyy vahvistaa ja huonoa hillitä.” Tässä vaiheessa kuvaan astuu matkahallinta eli travel management.
Kolme askelta uudenlaiseen matkustuskokemukseen
Yrityksen tulisi pystyä kehittää tarpeisiinsa vastaava matkustusohjelma. Sen jälkeen päätetään matkustusstrategia, joka linkittyy suoraan yrityksen yleisiin tavoitteisiin, kulttuuriin ja työnantajalupaukseen. Kun matkustusstrategia on kunnossa, matkustusohjelmaan voidaan tehdä muutoksia. Muutokset tulee tehdä kolmessa osassa:
1. Vakaa pohja
Tiimi – tunnistetaan oikealainen osaaminen yrityksen yksilöllisten tarpeiden mukaan.
Toimintapolitiikka – luodaan yksinkertainen toimintapolitiikka selkeine vaatimuksineen, mikä yksinkertaistaa koko matkustusprosessia.
Matkatoimisto – strategisesti tärkein yhteistyökumppani; sillä voi olla tärkeä rooli toimintapolitiikan noudattamisessa ja kustannushallinnassa. Koska uudet tekniset ratkaisut haastavat matkatoimiston roolin, on tärkeää että matkatoimiston toiminnan painopisteet ja yrityksen tarpeet kohtaavat jatkossa.
Lue myös: Turvaa ja terveyttä tien päällä
2. Palvelua ja kilpailutusta
Tarvitaan tehokas kaikki vaiheet kattava prosessi selkeine ostostrategioineen. Matkustusohjelma koostuu lennoista, hotellista, maakuljetuksista, raportoinnista ja seurannasta, maksuprosessista, matkaturvallisuudesta, varausteknologiasta sekä viestinnästä. Vakaa pohja on edellytys hyvälle menestykselle kakkosvaiheessa. Ilman selkeää matkustuspolitiikkaa ei ole myöskään mahdollista neuvotella hyviä lentosopimuksia, sillä lentoyhtiöt eivät tarjoa edullisia alennuksia ilman selkeitä takuita. Tärkeä osa onnistunutta matkustusohjelmaa on viestintä, jossa tuodaan esiin matkustusohjelman merkitys.
3. Kysynnän hallinta (demand management) – optimaalinen tilanne
Kun muut osatekijät ovat paikoillaan, on aika keskittyä kysynnän hallintaan. Siinä keskeisellä sijalla on strateginen työ joustavien ratkaisujen löytämiseksi yrityksen nopeasti vaihtuviin matkustustarpeisiin ja erilaisiin toimintaympäristön muutoksiin kuten uusiin jakeluratkaisuihin, maksumalleihin ja lainsäädännön vaatimuksiin.
Yksi matkahallinnan edelläkävijöistä on Microsoft. Yritys on matkustajatietojen avulla luonut erilaisia ”matkustajatyyppejä”, joiden perusteella se on luokitellut viestinnän, ostot ja raportoinnin. Tämän avulla Microsoft on onnistunut kohdistamaan viestinsä oikein ja oikeille matkustajille. Matkustajat ovat puolestaan löytäneet matkustuskustannusten ja -kokemuksen välille juuri oikean tasapainon.
Kaikkien yritysten etujen mukaista luulisi olevan, että matkustusprosessi mahdollistaa sen, että matkustajat ovat tuottavampia ennen matkaa, sen aikana ja matkan jälkeen. Miten tehokas on teidän matkustusprosessinne? Oletteko löytäneet siihen oikean tasapainon?
Mia Andersson, Travel Engagement Leader, FESTIVE ROAD, käännös: Tiina Sjelvgren.