Ilkka Ihamäki, radiosta tunnettu hovimuusikko ja yrittäjä, on esiintymisen ohella suunnitellut ja juontanut tapahtumia 15 vuoden ajan. Hänen kokemuksensa mukaan onnistuneita juhlia yhdistävät tietyt ominaisuudet.
Juhlien järjestämisessä menee enemmän aikaa kuin niitä oman toimen ohella suunnitteleva osaa ennakoida.
– Yleisimmät sudenkuopat osaa välttää kokemuksen avulla. Ammatikseen tapahtumia järjestävä on kuin rakennusmestari, jolla on valmiit verkostot juhlien onnistumista varten, Ihamäki kuvailee.
Tapahtumajärjestäjät auttavat mielellään juhlan konseptoinnissa ja yksi hyvin järjestettyjen juhlien merkki onkin se, että konsepti näkyy pienintä yksityiskohtaa myöten.
– Kun kaikki on vimpan päälle, kaikkien on helppo päästä mukaan juhlatunnelmaan.
Hyvin järjestetyt juhlat antavat yhteisöllisyydelle tilaa syntyä
Juhlajärjestelyt kannattaa ulkoistaa, koska silloin omalle henkilökunnalle jää aikaa seurustella asiakkaiden ja kollegoiden kanssa.
– Tänä etätyön aikana jo se, että ollaan samassa tilassa, on merkityksellistä. Rennot kohtaamiset luovat liimaa ihmisten välille, jonka merkitys ei näy heti.
Yhteisöllisyydelle on hyvä jättää tilaa myös aikataulua suunniteltaessa.
– Aikataulu kannattaa pitää väljänä, jolloin ihmisille jää aikaa olla yhdessä eikä korttitalo kaadu pikku muutoksista. Vieraillekin on kiva, ettei ohjelmaa ja yllätyksiä tule tykityksenä.
Esiintyjän näkökulmasta aikataulussa on tärkeää ottaa huomioon, mitä vieraiden päivään on kuulunut ennen juhlia.
– Jos ihmiset tulevat suoraan kahdeksan tunnin seminaarista, he eivät lähde heti tanssilattialle vaan tarvitsevat ensin hengähdystauon ja hyvää ruokaa. Standup-koomikonkin on helpompi saada yleisön huomio, kun ”kanavat eivät ole tukossa”.
Ammattilaiset osaavat suunnitella aikataulun niin, että kokonaisuus toimii ja ohjelmaa on sopivasti juuri oikeaan aikaan.
– Hyvä juontaja pitää illan kulun hallussa ja ohjaa ihmisten odotuksia, jolloin tunnelmasta tulee rento ja lämmin. Juhlat ovat onnistuneet, kun ihmiset nauttivat ja silloin lähtee myös sana kiirimään, että tässä firmassa on parhaat juhlat, Ihamäki hymyilee.
