Hyvin valmisteltu ja johdettu kokous ei ole vain ajanvietettä, vaan keino lisätä työyhteisön sitoutumista ja saada konkreettisia tuloksia aikaan.
Kokoukset voivat parhaimmillaan olla tehokkaita ja innostavia tilaisuuksia, ja oikein suunniteltuna ne tuovat lisäarvoa niin yrityksen strategiaan kuin työntekijöiden motivaatioonkin. Suomen Yrittäjien liiketoimintapäällikkö Panu Pikkusaari korostaa, että onnistunut kokous lähtee tavoitteesta sekä tarpeellisten henkilöiden läsnäolosta.
– Liian usein istumme kokouksissa, joissa osallistumisemme ei vaikuta käsiteltävään asiaan vaan pelkkä kokousmuiston lukeminen riittäisi. Selkeä agenda on jokaisen kokouksen perusta – huonosti valmisteltu tilaisuus turhauttaa ja kuluttaa tarpeettomasti resursseja.
Kokouksen tavoite määrittää tilan ja sijainnin valinnan. Tavallinen viikkopalaveri sujuu hyvin toimistolla tai Teamsin välityksellä, mutta laajempien kokonaisuuksien käsittelyyn lähitapaaminen on usein tarkoituksenmukaisempi.
– Tällaiset kokoukset ovat usein luonteeltaan pidempikestoisia, jolloin myös tilan viihtyisyyteen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, Pikkusaari painottaa.
Budjetissa Pikkusaari kehottaa panostamaan myös tarjoiluun erityisesti silloin, kun kokous vie tiimin pois toimistolta.
– Toisaalta myös lyhyemmät toimistokokoukset saavat lisäarvoa piristävästä ja laadukkaasta tarjoilusta, kuten tuoreista hedelmistä ja smoothieista.
Palautteen ja yhteisen keskustelun voima on vahva
Kokouksen sisältö ei aina vaadi erillistä ohjelmaa, mutta ulkopuolinen asiantuntija tai relevantti tutkimusdata voi tuoda arvokkaita näkökulmia keskusteluun. Sitoutumisen ja palautteen keräämisen Pikkusaari näkee keskeisinä.
– Kokouksissa keskustelun tulee olla tasapuolista, jolloin jokainen pääsee halutessaan osallistumaan. Palautetta taas voi kerätä ihan vaikka yksinkertaisella A4-lomakkeella, johon osallistujat kirjaavat havaintojaan ja kysymyksiään.
Yhteinen keskustelu tuloksista niiden selvittyä vahvistaa ymmärrystä ja ohjaa Pikkusaaren mukaan seuraavia askelmerkkejä.
– Kun ajatukset sitten kootaan yhteen ja päätetään, miten asioita viedään eteenpäin, kokouksesta saatu informaatio ja ideat jalostuvat käytännön teoiksi.
Elämyksiä, jotka jättävät jäljen
Olipa kyseessä sitten virkistyspäivä, pikkujoulut tai kokous, tilaisuus Varalassa on mahdollista räätälöidä jokaisen tarpeen mukaan!
