Yritystapahtumassa huomio kuuluu ihmisille ja yhteiselle hetkelle. Yhden kumppanin taktiikalla käytännön järjestelyt eivät vie tilaa tapahtuman varsinaiselta tavoitteelta.
Valot syttyvät oikealla hetkellä, tekniikka toimii, tarjoilut rytmittyvät ohjelmaan, ja vieraat löytävät luontevasti paikasta toiseen. Onnistunut tapahtuma näyttää vieraille vaivattomalta, vaikka kulisseissa liikkuvia osia on valtavasti.
– Onnistumisen pohja syntyy oikeasta ilmapiiristä, toimivasta valo- ja äänimaailmasta sekä laadukkaista tarjoiluista, Epicenterin tapahtuma-asiantuntija Sanni Mustonen sanoo.
Järjestäjälle tapahtuma voi tarkoittaa lukuisten toimijoiden kilpailuttamista, aikatauluttamista ja yhteensovittamista – usein oman työn ohessa. Mustonen muistuttaa, ettei järjestelyjen keskellä pidä myöskään unohtaa osallistujan kokemusta.
– Parhaimmillaan osallistujalle jää tapahtumasta tunnejälki, ei vain muistikuva sarjasta diaesityksiä. Oleellista on löytää tasapaino asiaohjelman ja vapaamman yhdessäolon välillä.
Epicenter rakentaa tapahtuman tavoitteen ympärille
Henkilöstötilaisuus, asiakastapahtuma, lanseeraus tai koulutuspäivä vaativat kukin erilaisen lähestymistavan. Mustonen kuvailee tavoitteen ohjaavan myös sitä, millaisiin elementteihin budjettia kannattaa kohdentaa.
– Kokonaisuus voi ulottua konseptoinnista tiloihin, tekniikkaan, kalustukseen, ohjelmaan, henkilöstöön sekä ruoka- ja juomatarjoiluihin. Yksi yhteyshenkilö pitää ohjaksista myös suunnitelmien muuttuessa.
Mustosen mukaan Epicenterin tehtävänä on auttaa rakentamaan lähtökohdista toimiva kokonaisuus.
– Asiakkaan ei tarvitse itse tietää, mikä ratkaisu toimii parhaiten. Me osaamme kysyä oikeat kysymykset ja löytää kokonaisuuteen sopivat ratkaisut.
Tuttu tiimi tuntee tilat ja tapahtumien käytännön realiteetit. Mustonen sanoo, että mahdolliset haasteet voidaan näin tunnistaa jo suunnitteluvaiheessa ja ratkaisuja ehdottaa ennen kuin ongelmia syntyy.
– Hyvä tapahtuma ei tarkoita sitä, että kaiken pitää olla suurta ja kallista. Ratkaisevaa on se, mitä osallistujan halutaan ajattelevan, tuntevan tai tekevän tapahtuman jälkeen.
Luo unelmiesi yritytapahtuma Epicenterissä!
Tutustu Epicenterin tapahtumamahdollisuuksiin ja tiloihin!
