Moni johtoasemassa oleva osallistuu vuosittain lukuisiin yritystapahtumiin. Kun hienotkaan puitteet eivät enää yllätä ja kaikki sirkustemput on kertaalleen nähty, miten tapahtuma voi erottua muista?
Suomen Urheilugaalan pääsihteeri, yrittäjä ja pitkän linjan tapahtuma-ammattilainen Riia Martinoja sanoo, että edukseen erottuva tapahtuma jättää pitkän muistijäljen.
– Aitous välittyy. Tapahtumajärjestelyiden keskiössä pitäisi aina olla ihminen ja hänen kokemuksensa. Hyvä fiilis ja muistijälki syntyvät kohtaamisista, verkostoitumisesta ja tavalla tai toisella osallistujaan kolahtavasta sisällöstä.
Martinojan mukaan etukäteen ei voi koskaan tietää, mikä ihmisiä koskettaa ja miten tapahtumassa syntyvästä tunnetilasta päästään seuraavaan.
– Kokemus on monesti paras opettaja. Tapahtuma-ammattilaiset osaavat lukea yleisöä, soveltaa käsikirjoitusta lennossa ja viedä tilaisuutta jouhevasti eteenpäin.
Budjetti ei ole ongelma
Mutta mistä kaivaa tunnetta, jos firman pikkujoulut ja vuosijuhlat pitäisi järjestää samassa yhteydessä ja vieläpä suhteellisen pienellä budjetilla?
Martinojan mukaan raha on vain harvoin yritystapahtuman järjestelyjen este tai ongelma. Suuremman kompastuskiven hän näkee siinä, että yrityksen juhlan tai muun tapahtuman järjestäminen ei kuulu varsinaisesti kenellekään.
Sanonta ”Keep it simple” sopii yritystapahtumiin yleensä paremmin kuin hyvin.
– Tapahtuman järjestelyvastuu sysätään yleensä jollekin lisäduuniksi, mikä voi aiheuttaa sisäisiä ristiriitoja. Jos järjestävä porukka ei puhalla hyvin yhteen hiileen, se näkyy lopputuloksessa.
Martinoja sanoo, että ulkopuolisen avun hankkiminen koetaan usein kalliiksi, vaikka se tuo monesti säästöjä.
– Kokeneella tapahtumajärjestäjällä on yleensä hyvät suhteet muun muassa tilojen, äänentoiston, valaistuksen ja cateringin palveluntarjoajiin sekä taito kilpailuttaa kulloiseenkin tapahtumaan ja tarpeeseen sopivat tekijät.
Lue myös: Tiedostatko ruohonjuuritason vaikutusvallan?
Tavoitteista liikkeelle
Riia Martinoja sanoo, että tapahtuman vaikuttavuus syntyy pienistä ja huolella mietityistä yksityiskohdista sekä vieraiden huomioimisesta.
– Aivan ensiksi pitää selvittää kenelle, miksi ja mitä ollaan tekemässä. Lisäksi on hyvä pohtia, mikä on se yksittäinen iso asia, joka osallistujille halutaan viestiä ja miten sen halutaan tapahtumassa näkyvän. Suurista kokonaisuuksista edetään pala kerrallaan kohti pienempiä yksityiskohtia, Martinoja ohjeistaa.
Hän kehottaa tapahtumia järjestävien käyttämään rohkeasti mielikuvitusta.
– Ihmiset janoavat elämyksiä ja sellainen voi olla vaikkapa kaikkien terveystrendien vastaisesti pahvimukeista tarjoiltu aamukahvi ja kunnon sokerimunkki. Juhlat voi hyvin järjestää ulkona tai vaikka tilaisuutta varten somistetussa tehdashallissa. Sanonta ”Keep it simple” sopii yritystapahtumiin yleensä paremmin kuin hyvin.