Onnistunut tapahtuma on edustava käyntikortti, jota osallistujat jakavat mielellään esimerkiksi omassa somessaan. Kun puitteet ovat kunnossa ja sisältö puhuttelee aidosti tapahtuman kohderyhmää, syntyy kokemus, joka kantaa yrityksen brändiviestiä vielä pitkään tapahtuman jälkeenkin.
– Tapahtumajärjestämistä koskevat samat periaatteet kuin liiketoimintaa muutenkin. Kannattaa paneutua tarkasti siihen mitä tapahtumalla tavoitellaan ja mitä sen kohderyhmä aidosti arvostaa ja haluaa, toteaa sarjayrittäjä Jaajo Linnonmaa.
Kun tiedetään tarkasti mitä, kenelle ja miksi tehdään, on tapahtuman sisältö ja puitteet helpompi rakentaa vastaamaan tavoitetta. Jos kyseessä on oman talon väelle suunnattu tapahtuma, Linnonmaa kannustaa kysymään suoraan mitä työntekijät toivovat.
– Jos viettää päivät rankassa fyysisessä työssä, niin kenties mahtavinta on hieno illallinen. Jos taas istuu ruudun ääressä, niin ehkäpä tarvitaankin hupijuoksutapahtumaa, jossa aivot voi heittää narikkaan ja vapautua arjen kahleista.
Arvosta kohderyhmän aikaa
Linnonmaa toteaa, että jokaisen aika on nykyään kortilla ja tapahtumajärjestäjä antaa itsestään hyvän kuvan kunnioittamalla tätä.
– Viestinnällä on väliä. On osallistujien palvelemista kertoa jo etukäteen mitä missäkin kohdassa tapahtuu ja miten toimia, jos tulee tai lähtee virallisen aikataulun ulkopuolella.
Pelkät upeat puitteet ja huippuesiintyjä eivät yksin riitä, jos tapahtuman järjestelyihin ja ruokailuun ei ole panostettu. Linnonmaa vinkkaa avuksi tapahtuman järjestämistä toisen tapahtuman sisällä.
– Hyvä esimerkki tästä oli viime kesän Superterassi, jossa valmiina olivat niin ohjelma kuin 17 ravintolaakin.
Tapahtumajärjestämisen moniottelijana ja suosittuna puhujana Linnonmaa näkee sisältä monenlaisia tapahtumapaikkoja Kulttuuritehdas Korjaamosta Viinibaari Briccoon, ja tietää, että tapahtumapaikan valintaan kannattaa panostaa.
– Parasta on, jos tapahtumapaikka herättää osallistujassa jo etukäteen uteliaisuuden, fiiliksen siitä, että tuonne todellakin haluan lähteä.
Tilaa Jaajo puhujaksi ja tutustu Jaajon tapahtumiin
Järjestä pikkujoulut Briccossa
Liikunnasta iloa työyhteisöön!
Kokous tai yritystapahtuma voi olla myös astetta aktiivisempi.
