Onnistuneen yritystapahtuman suunnittelu ja järjestäminen on työläs prosessi, joka kannattaa uskoa kokeneen ammattilaisen käsiin.
Yritystapahtuma on aina markkinointiviestintää. Siinä yritystapahtumatuotannon ensimmäinen teesi tapahtumatuotannon asiantuntija Minna Pentin mukaan.
Tapahtumaa ei koskaan kannata tehdä vain tapahtuman vuoksi.
– Asiakkaille järjestettävä tapahtuma on yritykselle pääsääntöisesti yhtä lailla markkinointia eli arvojen ja palveluiden esille tuomista kuin esimerkiksi kotisivut tai sosiaalinen media.
Pentti korostaa tapahtumien hyvän taustasuunnittelun merkitystä.
– Tarkoituksena on nimenomaan asiakkaiden sitouttaminen. Tapahtumaa ei koskaan kannata tehdä vain tapahtuman vuoksi, vaan sillä pitää olla tarkka sisältö.
Yritystapahtuman tulee joka tapauksessa antaa jonkinlaista lisäarvoa.
– Tapahtumat voivat olla koulutuksellisia, informatiivisia tai viihdyttäviä. Samalla tapahtuma on kiitos hyvästä yhteistyöstä, Pentti sanoo.
Suunnitteluun panostaminen kannattaa
Erilaiset tyky-päivät ja yhdessä tekeminen ovat Pentin mielestä tärkeitä myös yrityksen sisäisen työhyvinvoinnin kannalta.
– Mitä enemmän työyhteisöön on sitouduttu, sitä enemmän syntyy myös tulosta. Yhdessä voidaan mennä esimerkiksi metsään rauhoittumaan, ja tästä saada työhön uutta energiaa.
Tapahtumat ovat taloudellisesti suuria satsauksia, joihin on syytä panostaa. Pentti muistuttaa, että tapahtumamarkkinointia rakentavan ammattilaisen monialainen työskentely eri toimijoiden kanssa tuo tuoreita ja käyttökelpoisia ideoita.
– Ammattilaisen ideoilla voidaan yrityksen omaan osaamiseen integroituna saavuttaa se, mitä tapahtumalla pitäisikin pystyä saavuttamaan.
5 vinkkiä yritystapahtuman järjestämiseen
- Syväluotaa idea: Tapahtumaa ei kannata järjestää ilman taustasuunnittelua.
- Tee tarkka kohderyhmäanalyysi: Kenelle juhlat on tarkoitettu?
- Nappaa ammattilainen mukaan: Järjestelyt ovat työläs prosessi, jossa tarvitaan kokemusta.
- Ole omaperäinen: Tee jotakin, mitä muut eivät ole tehneet, uudista ja varioi.
- Järjestä hyvä follow-up juhlien jälkeen: Juhlat saatiin onnistumaan yhdessä!