Vuorotyö, useat eri työehtosopimukset ja eri järjestelmistä tuleva tieto tekevät palkkahallinnosta teollisuudessa vaativaa – pienikin virhe voi kertautua nopeasti.
Palkanlaskenta valmistavassa teollisuudessa rakentuu useista toisiinsa kytkeytyvistä vaiheista. Työajan kirjaaminen, poissaolot, lomat, eri lisät ja työvuorosuunnittelu muodostavat kokonaisuuden, jonka täytyy toimia yhtenäisesti. Lisäksi paikalliset sopimukset lisäävät tulkinnan tarvetta.
– Kokonaisuuden hallinta ratkaisee. Kun lähtödata on kunnossa ja prosessi toimii yhtenäisesti, palkanlaskenta pysyy virheettömänä ja aikataulussa, SD Worx Finland Oy:n toimitusjohtaja Mikko Uotila sanoo.
Toimivuuden varmistaminen ei ole yksinkertaista. Tietoa syntyy useissa eri järjestelmissä, sitä siirretään edelleen eteenpäin osin manuaalisesti, eikä automaatio kata vielä kaikkia työnantajakohtaisia sopimuksia ja poikkeuksia.
– Jokainen työvuoro, lisä ja poikkeustilanne täytyy huomioida aina oikein. Virhe työaikatiedossa voi kertautua useisiin palkkatekijöihin ja näkyä suoraan itse palkkalaskelmassa, Uotila kuvaa.
Uotilan mukaan haasteet korostuvat, kun järjestelmäympäristö on hajanainen ja integraatiot puutteellisia.
– Kun järjestelmät eivät keskustele reaaliaikaisesti ja tehokkaasti keskenään, syntyy päällekkäistä työtä ja kokonaisprosessi hidastuu. Samalla korostuu tarve manuaalisesti varmistaa, että tieto on yhtenäistä ja ajantasaista.
Selkeät toimintamallit vähentävät riskejä
Pk-yrityksissä haaste liittyy SD Worx Finland Oy:n myyntijohtaja Petteri Hannulan mukaan usein toimintamalleihin ja resursseihin.
– Työaikojen ja tuntien hyväksyntä viivästyy herkästi, mikä voi vaarantaa palkkojen oikea-aikaisen maksun.
Palvelutuotantojohtaja Ellika Willgrénin puolestaan korostaa, että järjestelmät helpottavat työtä, mutta niiden hyödyntäminen vaatii osaamista.
– Järjestelmäuudistukset vievät usein aikaa ja edellyttävät tietotaitoa, jota ei välttämättä ole organisaation sisällä. Samalla monimuotoiset työaikajärjestelyt voivat haastaa järjestelmiä.
Kun palkkahallinto on yhden tai muutaman henkilön vastuulla, toiminta muuttuu haavoittuvaksi.
– Vastuun keskittyessä harvoille arkeen syntyy operatiivista riskiä. Samalla korostuu tarve varmistaa, että prosessit ovat selkeitä ja tieto kaikkien saatavilla, Willgrén jatkaa.
Hannula lisää, että ilman selkeitä toimintamalleja ja järjestelmiä perusprosessit jäävät yksilöiden varaan.
– Se tekee toiminnasta haavoittuvaa ja altistaa virheille.
SD Worx vie palkkahallinnon kerralla maaliin
Kokonaisuuden vaatimusten kasvaessa ulkoistamista aletaan usein harkita. Uotila tietää, että taustalla on tarve turvata palkanmaksu kaikissa tilanteissa.
– Samalla kaivataan syvempää asiantuntijuutta erityisesti työehtosopimusten tulkinnassa ja lainsäädännön muutoksissa. Ulkoistaminen tuo prosesseihin jatkuvuutta ja varmuutta.
SD Worx Finland yhdistää palkkahallinnon prosessit, järjestelmät ja työehtosopimusosaamisen hallituksi kokonaisuudeksi.
– Meidän hallinnoimanamme palkat maksetaan oikein ja ajallaan kaikissa tilanteissa. Samalla varmistetaan, että lainsäädäntö ja työehtosopimukset on huomioitu ajantasaisesti, Uotila jatkaa.
Ulkoistus näkyy Uotilan mukaan arjessa virheiden vähenemisenä ja aikataulujen pitävyytenä.
– Moni pk-yritys hakee ulkoistuksella varmuutta siihen, että palkka-aineisto valmistuu ilman korjauskierroksia. Juuri tämä on SD Worx Finlandin ydinosaamista.
SD Worx on luotettava kumppanisi
• Euroopan ja Suomen johtava HR- ja palkkaratkaisujen toimittaja
• 300 asiantuntijaa Suomessa, konsernissa 10 000 työntekijää 27 eri maassa
• Kokonaisvaltaiset HR-, palkka- ja työaikaratkaisut – modernit järjestelmät ja luotettavat ulkoistuspalvelut
• Yhtenäinen palkkaprosessi tuntikirjauksista palkkojen maksuun yhdeltä kumppanilta
• Yli 95 000 asiakasta maailmanlaajuisesti – Suomessa aina pk-yrityksistä suuriin kansainvälisiin konserneihin
HR-, palkka- ja työaikaratkaisut kaiken kokoisille yritysille!
Teemme palkka- ja henkilöstöhallinnosta tehokasta
