Taloushallintoliiton johtava asiantuntija Janne Fredman avaa ulkoistamisen ydinteemoja ja kannattaako taloushallinnon ulkoistaminen.
Ulkoistamisen logiikka
Hyöty näkyy kahdella tavalla. Taloushallinnon palveluntarjoaja tuottaa kirjanpidon ja palkanlaskennan tehokkaammin ja laadukkaammin kuin yrityksen sisäinen tiimi. Lisäksi asiakkaan tiimi kevenee, kun jäljelle jää vain prosessia valvova talouspäällikkö.
Henkilöriskit
Taloushallinnon palvelut ostavalla yrityksellä ei ole pelkoa osaamisen katoamisesta. Ulkoistettuna asiat hoituvat omassa organisaatiossa kevyemmin ja esimerkiksi HR-puolella vapautuu aikaa työyhteisön kehittämiseen.
Ostoslistalla asiantuntemus
Palveluntuottajalla kirjanpitäjät ovat hallinnon tukitoimintojen sijaan tuloksentekijöitä. Asiantuntijapoolista löytyy erikoisosaamista ja lisäksi monilla tilitoimistoilla on kumppaneina vero- ja yhtiöoikeusjuristeja.
IT-järjestelmien yhteiskäyttö
Pilvipalvelujärjestelmissä, asiakas käyttää palveluntuottajan kanssa samaa ohjelmaa. Hyvinä puolina Fredman mainitsee tiedon ajantasaisuuden, ja molempien osapuolten pääsyn saman datan ääreen.
Yhteisten IT-järjestelmien kautta työnjakomalleja voidaan kehittää. Fredman näkee teknisiä varmistuksia suurempana hyötynä joustavuuden.
Tehokkaat prosessit
Tapahtumankäsittely automatisoituu kovaa vauhtia, ja parhaimmillaan jo 90 % tilitoimistojen tapahtumankäsittelystä on parhaissa tilitoimistoissa automatisoitua. Automatisoinnin myötä prosessit tehostuvat.
”Selkeä seuraava steppi on se, että tiedon tuottamista automatisoidaan”, Fredman avaa.
Tekoäly astuu kehään
Liiketoiminta-analyysien automatisoitua tuottamista kehitetään. Fredman arvioi pilottiprojektien olevan uutisissa vuoden päästä.
”Samalla logiikalla Voitto-robotti tekee nyt raakadatasta lätkäuutisia Ylen sivuille. Taloushallinnolle tekoäly tuottaa analyyseja ja graafisia esityksiä”, hän kertoo.
Perkaamista ei kannata ulkoistaa
”Jos prosessi on sekaisin, kannattaa laittaa oma pesä kuntoon. Dokumentoi: mitä, miksi ja miten tehdään.”
Monissa isoissa yrityksissä taloushallinto voi olla hajautettuna eri liiketoimintayksiköihin, jolloin ensin keskitetään ja vasta sitten ulkoistetaan.
”Potentiaaliset kumppanit haluavat tietää mahdollisimman tarkkaan, millaista palvelua tarvitset. Kaikkein vaikeinta on, jos käsissä on suuri sekasotku”, Fredman kiteyttää.
Proaktiivinen kumppani on arvokas
”Säännöllinen yhteydenpito on tärkeää. Hyvällä kumppanilla on myös kehittävä ote eli hän ei keskity tekemään vain sovittua. Aktiivisella kumppanilla syntyy väistämättä kehitysideoita perustoiminnastakin”, Fredman korostaa.
Lue myös: Digitaaliset taloudenhallintapalvelut tuovat edun mikroyrittäjälle