Henri Teittinen
yliopistotutkija, Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta, Kauppatieteiden laitos, Itä-Suomen yliopisto
Liiketoimintatiedosta syntyy yritykselle kilpailuetua, kun päätöksenteko perustuu harkittuun, luotettavaan ja kattavaan tietoon. Älykäs, informaatiota hyödyntävä yritys pystyy suunnittelemaan paremmin liiketoimintaansa ja on vähemmän riskialtis.
– Moderni ERP-järjestelmä on yksinkertainen, toimiva ja käyttäjäystävällinen. Se vastaa yrityksen tarpeisiin ja tuottaa sitä tietoa, mitä tarvitaan yrityksen johtamisessa, sekä tarkkaa taloustietoa jo tapahtuneesta että eteenpäin katsovia ennusteita, sanoo Itä-Suomen yliopiston Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan sekä Kauppatieteiden laitoksen yliopistotutkija Henri Teittinen.
– Kaikki yritykset tarvitsevat ennustavaa dataa, mutta eri tavoilla riippuen siitä, käytetäänkö kerättyä tietoa esimerkiksi projektin etenemisen seuraamiseen vai myynnin edistämiseen. Yritys lähtee aina liikkeelle omasta tarpeestaan. Tämän tarpeen määrittäminen on johdon ja johtoryhmän tehtävä, Teittinen jatkaa.
Järjestelmäuudistus alkaa aina tarvekartoituksella
ERP-järjestelmän vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi, kun ollaan kasvamassa seuraavaan kokoluokkaan, vanha järjestelmä on elinkaarensa päässä tai liiketoimintalogiikka on muuttumassa.
– Onko yrityksessä omaa kompetenssia tarpeen tunnistamiseen vai otetaanko avuksi ulkopuolinen konsultti, jolla on kattava käsitys toimialasta? Todellinen tarve voi olla osittain riippuvaista toimialasta ja yrityksen koosta: toiselle riittää puhdas tilinpäätöstieto, toinen tarvitsee paljon ennustavaa dataa, jota rikastetaan ulkopuolelta tuodulla tiedolla. Mutta valintapäätöksen tekee aina yritys itse, Teittinen painottaa.
Toimittajilla on erilaisia hinnoittelu- ja palvelumalleja. Tarpeiden mukaan skaalautuva lisenssihinta on vain osa kustannuksista, yrityksen on määriteltävä, kuinka paljon se tarvitsee ylläpitotukea. Riittäkö tuki kello kahdeksan ja kuudentoista välillä vai tarvitaanko sitä 24/7? Onko tuen oltava suomenkielistä? Järjestelmän hinnan lisäksi on myös tarkasteltava käytettävyyttä ja palvelun nopeutta.
ERP on mobiilisti pilvessä
Suunta on selkeä, pilvipalveluihin siirtyminen yleistyy. Samalla kyse on luottamuksen ja luotettavuuden suhteesta, tietoturvasta, ja mitä tietoja yritys on valmis siirtämään seiniensä ulkopuolelle. ERP:n käyttäminen mobiilisti kasvaa. Samalla syntyy uusia, pieniä ERP-järjestelmiä, jotka keskittyvät esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmiin tai työajanseurantaan.
Ennustejärjestelmät ja tekoäly tulevat uuden sukupolven ERP:hin. Tekoäly ja koneoppiminen hyödyntävät sekä ERP:n tuottamaa että ulkopuolelta kerättyä dataa. Toistaiseksi järjestelmiä kehitetään erikseen, jolloin niiden väliset rajapinnat ovat oleellisia.
ERP-järjestelmä tulee valita omiin tarpeisiin osuvaksi
Toiminnanohjausjärjestelmiä vertailtaessa on olennaista selvittää toimittajan kyky toimittaa yrityksen toimintaa palveleva järjestelmä. Noudattaako kyseinen järjestelmä toimialan logiikkaa?
– Oleellista niin järjestelmän valinnassa kuin käyttöönotossakin on se, miten järjestelmän perusominaisuudet toimivat ja vastaavat yrityksen tarpeeseen. Referenssit ovat tärkeitä, sillä ne kertovat toimittajan kyvystä vastata järjestelmän toimivuudesta, ylläpidosta ja kehittämisestä, niin käyttöönotto- kuin käyttövaiheessakin, Teittinen sanoo.
Järjestelmän vaihtamisella haetaan usein operatiivista tehokkuutta. Yrityksen toimintaa pystytään jämäköittämään, kun tunnetaan prosessin vaiheet ja tiedetään, miten kehittämisessä pitää edetä. Myös pitkän aikavälin ennustaminen on helpompaa. Mutta asioita ei saa jakaa liian pieniin palasiin.
– Operatiivista tehokkuutta on mahdollista saada, kunhan ei sorruta yliyrittämiseen. Olen nähnyt monta tapausta, jossa johtoryhmä keskustelee toiminnanohjausjärjestelmän raportoinnin toimimattomuudesta. ERP on liiketoimintaa tukeva järjestelmä, liiketoiminnan ei ole tarkoitus tukea ERP:tä, Teittinen painottaa.