Lomakaudella tehtävät järjestelmämuutokset voivat väärällä hetkellä rampauttaa helposti koko yrityksen.
1. Paranna liiketoimintaa ja prosesseja, älä järjestelmää
IT-järjestelmäprojektin tarkoituksena on ensisijaisesti parantaa yrityksen nykyisiä toimintamalleja ja tehdä toiminnasta tehokkaampaa – ei vain korvata vanhaa järjestelmää uudella. Kartoita prosessit ja tutki käytössä olevat toimintamallit jo järjestelmää valittaessa. Mieti, pitäisikö toimintoja suoraviivaistaa. On tärkeää löytää synergia toiminnan ja järjestelmän välillä.
2. Älä yritä ratkaista kaikkea tietotekniikalla
Järjestelmää ei väkisin kannata vääntää prosessien mukaiseksi – tämä ei yleensä myöskään ole kustannustehokasta tai edes mahdollista. Joskus on järkevää sopia, että tietyt asiat hoidetaan esimerkiksi ruutuvihon, fläppitaulun tai Excelin äärellä.
3. Pidä alkuperäinen skouppi
Järjestelmäprojektin tapana on paisua edetessään, ja tärkeää onkin pitää alkuperäinen tavoite mielessä. Jokaisen IT-projektin aikana löytyy asioita, jotka on huomioitava lopullisessa toteutuksessa, mutta ne voi hyväksyttää erityisellä ohjausryhmällä. Samalla voi kyseenalaistaa: onko juuri tämä asia välttämätön järjestelmän implementoimiseksi ja käyttöön ottamiseksi?
4. Kehitä ketterästi
Projektin alkuvaiheessa tehtävän tarkan projektisuunnitelman sijaan kannattaa keskittyä kerrallaan selkeästi tiettyihin ongelmakohtiin ja asioihin. Kun alkuperäinen skouppi on selkeä, tietyksi osiksi jaksotettava kokonaisuus, asioita saadaan systemaattisesti vietyä pala palalta eteenpäin.
5. Suunnittele käyttöönotto
Jos nykyiset toimintamallit ja järjestelmä toimivat, älä tee uuden järjestelmän käyttöönottoa hätiköiden. Käyttöönotto tulee sijoittaa ajankohtaan, josta on yrityksen operatiiviselle toiminnalle vähiten häiriötä, ja joskus tämä tarkoittaa sesongin yli odottamista. Liiketoiminta on kuitenkin ensisijaista – järjestelmäprojektin tehtävänä on palvella liiketoimintaa.
Vinkit antoi konsultti ja digitaalisen liiketoiminnan asiantuntija Mika Niemi.
