Jokin kiva voisi olla vaikka tuo benjihyppy, mutta eihän se riitä. Kyse on investoinnista, jonka tulisi kotiutua takaisin lyhyessä tai pitkässä juoksussa. Kyse on rahallisesta panoksesta ja pienikin ’perustapahtuma’ maksaa helposti 100 euroa henkilöä kohden. Hyötyä sijoitetulle euromäärälle tulee kertyä lyhyellä tai pitkällä aikavälillä.

"Tapahtuma tulee iholle ja se myös muistetaan pitkään."

Aika on tällä hetkellä tapahtumien niukin resurssi, niin järjestäjälle kuin osallistujalle. Tapahtuman järjestäjä käyttää helposti sata tuntia, eli työajassa kahden –kolmen viikon verran, yhden tapahtuman järjestämiseen. Myös kutsun saanut punnitsee mihin aikansa käyttää, joten tapahtumaa suunnitellessa on pidettävä osallistuja keskiössä. Onko kutsun viesti niin houkutteleva, että kutsuttu haluaa osallistua sinne? Saako kutsu aikaan odotuksia, joita ilman ei halua jäädä? Luoko kutsu ajatuksen tapahtuman ideasta, ajatuksen joka puhuttaa? Ja jälkeen päin - oliko tapahtuma sellainen kokemus, että osallistuja ei koe käytetyn ajan menneen hukkaan? Tapahtumaa suunnitellessa on astuttava kutsutun kenkiin samalla kun on pidettävä mielessä halutut tavoitteet, viestit, syy miksi tapahtuma järjestetään ja miten huomioida erilaiset kutsuttavat kohderyhmät.

 

Aikaa suunnittelulle

Tapahtuma ei ole helposti ostettava aktiviteetti ja idean synnyttäminen vaatii aikaa. Aikaa miettiä miten haluttu tavoite jaetaan sisällöksi, jota jaetaan monipuolisesti elämyksiä ja kokemuksia luoden. Miten synnyttää sellaista ainutlaatuista, jota ei ole saatavissa omilta kotisivuilta tai googlaten? Suunnittelu vaatii intohimoa ja peräänantamattomuutta, riman nostamista korkeammalle. Ideat eivät ole kaupanhyllyltä ostettavissa, mutta niitä voi synnyttää rauhallisessa ja turvallisessa ideointi-istunnossa, vaikkapa musiikkia kuunnellen ja teekupposesta nauttien.

Parhaimmillaan luovuus ja peräänantamaton suunnittelu – jopa intohimo näkyy ja tuntuu. Tapahtuma tulee iholle ja se myös muistetaan pitkään. Ne vaikuttavat ja jättävät pysyvän muistijäljen. Yritystapahtumassa se ei useinkaan ole benjihyppy, mutta hyvin usein liittyy isäntien toimintaan.  Miten he heittäytyvät vuorovaikutukseen, dialogiin ja sanatarkkaan kuunteluun.  Miten he osaavat hyödyntää tapahtuman puitteet – tuon näyttämön, jossa kohdata. Usein se onkin isäntä, jonka on otettava tuo kohtaamisen benjihyppy - kohdatakseen aidosti ja lopullisen tuloksen aikaansaamiseksi tapahtumalla. Intohimon benjihyppy, jolla laittaa itsensä likoon, heittäytyy ja astuu toisen asemaan. Antaa oman sitoutumisen tapahtumaan näkyä ja tuntua.

 

Helena Wallo on intohimoinen tapahtumien puolestapuhuja. Hän on kouluttaja, kirjoittaja, puhuja sekä tapahtuma-alan konsultti. Koulutukseltaan hän on ekonomi, pedagogi ja näyttötutkintomestari. Vuosien varrella Helena on suunnitellut ja järjestänyt lukemattomia tapahtumia sekä itsenäisesti että yhdessä tapahtumatoimistojen kanssa. Ensimmäiset yritystapahtumat hän suunnitteli työskennellessään vakuutusalalla jo yli kaksikymmentä vuotta sitten.

Helena on kirjoittanut tapahtumien isännöimiseen keskittyvän Isännyyden ihanuus -oppaan, sekä Tapahtuma on tilaisuus -kirjan, josta on ilmestynyt 5. uudistettu laitos vuonna 2016. Hän toimii myös Evento Awards-, Eventex-, Mesoaja- sekä Baltic for Events -kilpailujen tuomaristoissa.

Koulutustapahtumien lisäksi Helena toteuttaa keskimäärin yhden muun tapahtuman vuodessa säilyttääkseen omakohtaisen konkreettisen kokemuksen tapahtumatuotannosta. Helenan toiminnasta voit lukea lisää osoitteessa faustus.fi.