Kokouksiin ja tapahtumiin liittyvien kokonaiskustannusten selvittäminen voi olla erittäin haastavaa koko organisaatiossa, mutta myös yksittäisen tapahtuman tasolla.
Yrityksen kokouksia ja tapahtumia suunnitellaan monella eri osastolla ja tulosyksikössä. Siinä missä henkilöstöhallinto hoitaa sisäisten koulutusten järjestämisen, myynti ja markkinointi vastaa usein asiakastilaisuuksista ja -tapahtumista. Kokonaisuuden hallinta muuttuu haasteelliseksi, jos yhtenäiset toimintatavat puuttuvat. Ilman selkeää projektinhallintaa kuva hämärtyy kustannusten pirstaloituessa eri kulutileille tilavuokrien, tekniikan, tarjoilujen ja matkakustannusten osalta.
Hallitse kokonaisuus ja pidä kulut kurissa
Hyvä uutinen on se, että kokous- ja tapahtumahallinnon haltuunottamiseksi löytyy sekä keinoja että välineitä. Loputtoman excelin pyörityksen sijaan on saatavilla työkaluja, jotka aidosti tukevat kokous- ja tapahtumajärjestäjää niin suunnittelu- ja markkinointivaiheessa kuin itse tapahtuman hallinnoinnissa.
Myös maksamisratkaisut ovat ottaneet aimo harppauksen eteenpäin siitä, kun tapahtumajärjestämiseen väistämättä liittyi epälukuinen joukko luottokorttitapahtumia ja erillislaskuja.
Lue myös: Riia Martinoja: ”Onnistunut yritystapahtuma erottuu aitoudella”
Miten päästä alkuun?
Vanhan totuuden mukaan kaiken viisauden alku on tosiasioiden tunnustaminen. Hyvä lähtökohta yrityksen kokoushallinnon haltuunottoon on selvittää, minkälaisia kokouksia ja tapahtumia talossa järjestetään ja ketkä ovat avainpäättäjät sekä käytännön toteuttajat. Pohjakartoituksen perusteella pääsee helpommin kiinni siihen, mitä kokouspaikkoja on käytetty, onko pystytty hyödyntämään mahdollisia sopimustoimittajia ja minkälaisia muita kulueriä erityyppisiin tilaisuuksiin liittyy.
Pidemmälle vietynä yrityksen hyvä kokous- ja tapahtumahallinto varmistaa kustannustehokkaan palvelujen hankinnan, tapahtumien tasaisen laadun ja näiden myötä myös paremman tuoton panostetulle rahalle. Jos haluat kuulla lisää, FBTA auttaa mielellään.
Kirjoittaja Sari Viljamaa toimii Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA:n toiminnanjohtajana. FBTA on liikematkapalveluja ostavien ja niitä elinkeinokseen tarjoavien yritysten järjestö, joka edistää jäsentensä laadukasta ja kustannustehokasta matka- ja kokoushallintoa. Verkostoon kuuluu yli 150 organisaatiota, jotka edustavat sekä yksityistä että julkista sektoria.