Sopimuksesta on muste kuivunut, olet ollut se fiksu kaveri ja jakanut tietoa valitulle kumppanille avoimesti, ja nyt olisi aika implementoida. Sopimukseen sitoudutaan pitkäksi aikaa eikä ongelmia voi ulkoistaa. Hyvin toteutetussa implementoinnissa liiketoiminta ei kärsi, ja hetki on mitä otollisin toimintojen tehostamiselle.
Oman 20-vuotisen logistiikkaurani aikana olen päässyt kokemaan kymmeniä implementointeja, joista osa on onnistunut heikommin, osa paremmin ja nykyisellään jokainen erinomaisesti.
Mitkä ovat siis avaimet onnistumiseen? Minähän en ole tehnyt yhtään implementointia yksin, vaan nämä ovat aina isompia projekteja. Onnistuminen määräytyy projektitiimien kyvystä toimia sekä niiden sitoutumisesta ja ammattitaidosta. ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitää paikkansa myös implementointien osalta.
Projektissa vaaditaan osaamista hyvin laajalti aina tietojärjestelmäosaamisesta muuttojen koordinointiin. Aikaa tulee varata riittävästi, vaikkei sekään aina tee autuaaksi, elleivät asiat etene. Hyvä projektipäällikkö ohjaa koko prosessia, seuraa tehtävien toteutumista ja pitää organisaatiot tietoisina mahdollisista haasteista ja riskeistä.
Entä ne pahamaineiset IT-projektit? Myönnän, että tietojärjestelmien yhteensovittaminen oli urani alkuaikoina iso peikko, mutta rajapintapuolella on menty valovuosia eteenpäin, koska näitä tehdään nykyisin jo niin paljon. Lähtökohtaisesti kaikki kuitenkin kulminoituu informaatioon, sen jakamiseen ja ymmärtämiseen, suunnitteluun sekä toteuttaviin resursseihin. Tietoa ja dataa on tänä päivänä valtavasti, mutta eipä ole vielä tullut vastaan yhtään tilannetta, jossa se olisi 100-prosenttisesti oikein. Olemme saaneet jopa kiitosta, kun puutteita on osattu nostaa esille riittävän ajoissa.
Myös tiedossa olevien haasteiden kertomatta jättäminen voi aiheuttaa täydellisen ”seinään ajon”
Toiminnan ymmärtäminen pelkän datan valossa voi olla iso haaste, mutta aina ei valitettavasti ole mahdollista päästä tutustumaan ulkoistusta edeltävään toimintaan. Yhtenä esimerkkinä tällaisen tilanteen seurauksista mainittakoon eräs muutto vuosien takaa, joka jouduttiin keskeyttämään, kun tilat loppuivat kesken; suunnittelun pohjana käytetty tuotedata ja siinä olevat mittatiedot olivat olleet täysin pielessä. Myös tiedossa olevien haasteiden kertomatta jättäminen voi aiheuttaa täydellisen ”seinään ajon”. Siksi projektin aikana on tärkeää nostaa ”kissa pöydälle” -piilottelun sijaan ja muistaa kysyä, eikä olettaa. Pitää olla avoin, ja kaikille asioille kannattaa hakea yhteinen hyväksyntä.
Ulkoistava osapuoli on varmasti oman toimintansa suvereeni osaaja, mutta logistiikkaosaaminen saattaa olla hyvinkin rajallista. Tässä kohden on hyvä haastaa vanhat toimintamallit ja totutut toimintatavat, koska valittu kumppani puolestaan tuntee logistiikan, tai sen olettaman pohjalta yhteistyöhön toivottavasti päädyttiin. Heittäydy siis mukaan muutokseen, koska tässä kohden toiminnan kehittämiselle on kaikki edellytykset, ja yhdessä oivaltaminen on projektien parasta antia.
Toisena isona peikkona pidän kuitenkin liian isojen muutosten yhtäaikaista toteuttamista. Eräässä implementoinnissa asiakkaan oma tietojärjestelmä vaihdettiin samaan aikaan, jolloin ikään kuin vietiin oman organisaation ammattitaidolta jalat alta, mikä ei ollut hyvä lähtökohta yhteistyölle.
Kun kaikki edellä mainitut asiat ovat kunnossa, toiminta on käyty yhdessä läpi ja se on testattu huolella, ovat kaikki avaimet onnistumiseen olemassa. Näin asiat ainakin meillä tehdään, mikä tekee asiakastyöstä erittäin antoisaa jo alkumetreiltä lähtien.
Kirjoittaja Toni Palmumaa on DSV Solutions Oy: myyntijohtaja.