Logistiikka on materiaali-, tieto- ja rahavirtojen ohjausta ja optimointia.
– Älykäs tavaravirtojen hallinta on yksi yrityksen keskeisistä strategisista liiketoimintaprosesseista. Miten hankintatoimi ja älykäs toimitusketju lisäävät yrityksen arvoa asiakkaille? Perustavaa laatua oleva ajatusvirhe on fokusoitua arvonlisäyksen sijaan kustannusten minimointiin, painottaa Markku Henttinen, Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistys LOGY ry:n sekä IFPSM The International Federation of Purchasing and Supply Management -yhdistyksen toimitusjohtaja.
Yrityksen hankintaorganisaatio on avainasemassa myös liiketoiminnan riskien hallinnassa. Kustannusten sokea minimoiminen voi synnyttää yrityksen olemassaoloa uhkaavia, saatavuuteen, kestävyyteen tai poliittisiin tekijöihin liittyviä brändiriskejä.
Usein yrityksissä ajatellaan, että toimitusongelmat johtuvat varastosta. Mutta hankinta on vastuussa saatavuudesta, myynti epärealistisista asiakaslupauksista. Kun kontti saapuu satamaan tai varastoon, yksittäinen tuote ei lähde saman tien eteenpäin. Prosessille on varattava aikaa. Vaade yhä nopeammista toimitusajoista muuttaa varaston operaatioita. Toimitusrivien lukumäärä kasvaa ja eräkoot pienenevät erityisesti verkkokaupan vaikutuksesta.
– Pahimmillaan häiriöt toimitusketjussa ajavat yrityksen arvon nollaan. Toimiva toimitusketju ratkaisee toimittajan arvon asiakkaalle, pystyykö se täyttämään edes primäärisen asiakaslupauksensa. Kriittisen tuotteen tai osan puuttuminen voi pysäyttää kokonaisen tehtaan, Henttinen jatkaa.
Ulkoistamiselle on aina oltava jokin syy. Oman varaston tilantarve tai tavaravirtojen luonne on muuttunut, jolloin toiminnallinen puoli pitäisi järjestää uudelleen. Teknologia on vanhentunut, tarvittaisiin investointeja ja henkilöstön saatavuus on haasteellista. Mihin tarpeeseen ulkoistamisella haetaan ratkaisua? Ulkoistamisella ei voi poistaa ongelmia, jos ne ovat seurausta yrityksen puutteellisista prosesseista. Kun käännytään erikoistuneiden palveluyritysten puoleen, mikä on asian pihvi? Erikoistuneet palveluyritykset pystyvät usein tarjoamaan tarvittavat palvelut jo standardipaketeillaan.
– Riippumatta yrityksen sijainnista henkilöstöravintolat ja kuljetuspalvelut on pääsääntöisesti ulkoistettu. Mutta sisälogistiikka hoidetaan usein itse, jos yritys sijaitsee muualla kuin suurimpien kaupunkien läheisyydessä. Alan palveluyritysten tulisikin nykyistä enemmän tarjota ratkaisua myös asiakkaan tiloissa tehtynä, Henttinen toteaa.
Hyvä kumppani heijastuu asiakastyytyväisyyteen saakka
Kun sisälogistiikkaa lähdetään ulkoistamaan, ostajalta vaaditaan sekä ammattitaitoa että palvelutasonäkökulmaa. Ulkoistavan yrityksen erityispiirteet saattavat olla ratkaisevia valittavan palvelun kannalta.
– Yritys, jolle varasto ulkoistetaan, tulisi nähdä henkisesti oman organisaation osana. Ymmärtää myös palveluntuottajan näkökulma sekä rakentaa luottamuksellista ja rehellistä kumppanuussuhdetta. Onhan yhteisenä tavoitteena asiakkaiden saama hyvä palvelu ja korkea asiakastyytyväisyys. Toimintatavan muutos voi nostaa suoria logistiikkakustannuksia, mutta palvelu sekä asiakaskokemus voivat nostaa asiakastyytyväisyyttä ja liikevaihtoa enemmän, Henttinen muistuttaa.
Mihin tarpeeseen ulkoistamisella haetaan ratkaisua?
Palveluntarjoajia vertailtaessa tärkeitä ovat niin palveluyrityksen referenssit ja uskottavuus kuin oikeat mittaritkin, joilla yhteistyön onnistumista mitataan. Miten sovitut palvelutasot korreloivat kustannusten kanssa? Mihin hinnoittelu perustuu, miten suoritehinnat korreloivat työmäärän kanssa?
– Olisi ideaalista, jos palvelutason mittareihin kytkettäisiin se, että sovittujen tavoitteiden ylittäminen hyödyttää myös palveluntuottajaa. Kun tavaravirta muuttaa muotoaan, tarvitaan valmius päivittää suoriteyksiköitä ja -hintoja, Henttinen huomauttaa.