Helena Wallo
tapahtumatohtori, toimitusjohtaja, yrittäjä, MPI Finland hallituksen jäsen, Evento Awards, Eventex ja Mesoaja -kilpailujen tuomari
Ovet on lukittu ja kolmesataapäinen yleisö muodostaa tiimejä ratkaistakseen pakopelin saatujen vihjeiden avulla. Tapahtuma jatkuu, kun ratkaisu on valmis. Eräässä toisessa tapahtumassa huomaan istuvani kuvitteellisella leirinuotiolla.
Maistiaispuheenvuoroista sain valita sen, mikä eniten innosti, ja johon tahdoin syventyä lisää. Kolmannessa tapahtumassa asia ja huumori vuorottelevat viihdyttävästi. Saan kokea elämäni ainutlaatuisimman Keynote-puheenvuoron, joka nimestä huolimatta ei ole perinteinen Power Point -esitys.
Nämä kokemukset ovat viimeisen tapahtumavuoden varrelta ja kuvastavat alaa sekä sen tulevaisuutta varsin mainiosti. Tapahtumat ovat sisältö ja keino, joissa annetaan osallistujille uutta tietoa, elämyksiä ja kokemuksia. Tarvitaan luovuutta ja keinoja siihen, kuinka asiaosuudet ja esitykset saadaan parhaiksi kokemuksiksi osallistujille. Parhaimmillaan osallistuja voi olla osa sisältöä saaden räätälöidyn ainutkertaisen kokemuksen. Toiminta tapahtumissa on ’in’ ja onhan pitkään istuminen myös epäterveellistä. Oman kehittämistyöni tulokset kertovat samaa. Sisältö on tärkein. Kun tapahtuman sisältö on timanttia, osallistuja antaa anteeksi jopa huonon tapahtumaorganisoinnin.
Osallistujat osana tapahtuman sisältöä on tämän päivän tapahtumailmiö.
Osallistujat osana tapahtuman sisältöä on tämän päivän tapahtumailmiö. Arvioidessani alan kilpailutöitä panin merkille myös, että inhimillisyys ja toimiminen perusasioiden äärellä erottuvat mukavasti. Se, että tapahtumat pidetään luonnollisessa ympäristössä, tehdään ryhmätöitä ja kohdataan rennosti asian äärellä.
Mieleeni nousevat nuoruuden partioretket ja -tapahtumat, joissa nimenomaan ihmiset olivat pääosassa. Aitoutta haetaan tapahtumissa myös nyt. Ei se suuri budjetti, vaan vaivannäkö ja viitsiminen, jonka osallistuja tuntee ja kokee. Tarvitaan rohkeutta järjestää lettukestit tai kahvikekkerit pitkopullan kera huolimatta, että holittomat tapahtumat ovatkin ’in’.
Inhimillistymisen takana on meitä kaikkia puhuttava ilmastonmuutos. Vähemmän on enemmän. Tapahtumissa muistetaan usein ympäristövastuu, ja asiaa onkin hyvä pohtia. Olenko vastuullinen toimija ja miten sen voin todentaa? Tulevaisuudessa valitaan kumppaneita, joilla on sertifioinnit ja rescue sopimukset kunnossa.
Lue myös: Tapahtumatuotannon asiantuntija tietää, että yritystapahtuma on kiitos yhteistyöstä
Tapahtumia tehdään tiloissa, jossa tekniikka ja tunnelma ovat valmiina muunneltaviksi – sillä se on vastuullista. Ei tarvitse roudata ja rakentaa. Vaikeasti työllistetyt ja muut helposti syrjään jääneet ihmiset ja organisaatiot voi mainiosti ottaa mukaan järjestämään tapahtumaa. Somisteet ja kalusteet ovat jo kertaalleen käytettyinä kelpo tavaraa. Tästä kaikesta voi syystä olla ylpeä! Hyvä esimerkki on pöytäliinat, joille annoimme uuden elämän ’muistiinpanoliinoina’ tapahtumassa, ja joista tuunattiin vielä jälkeenpäin ekokasseja kiitoksiksi. Luovaa kiertotaloutta parhaimmillaan.
Vastuullisuus ei liity ainoastaan tapahtuman järjestäjään, vaan myös kutsuttuun henkilöön. Muistanhan toimia kuten kutsussa pyydetään. Muistanhan tehdä peruutuksen ajoissa, jos tulee este osallistumiselle. Jotta ei kävisi kuten eräässä tapahtumassa, jossa oli kolmenkymmenen erikoisruokavalion alkusalaatit odottamassa. Tilaisuuden päätyttyä kaikki annokset olivat edelleen odottamassa. Olkaamme toimialana esimerkkinä myös muille.