Etätyö yleistyy suomalaisessa työelämässä vauhdilla. Osalle kyse on jo vanhasta jutusta ja toiset vasta harjoittelevat etätyökäytäntöjä. Olipa etätyö uusi tai vanha asia organisaatiossa, erilaisia ongelmia ilmenee silti.
Parhaimmillaan etätyö nähdään fiksuna tapana organisoida työtä. Se tuo joustavuutta työn ja muun elämän yhteensovittamiseen, mahdollistaa keskittyneemmän työskentelyn tai vähentää päivän aikana liikkumista paikasta toiseen, kun työtä voi tehdä eri paikoista, eikä aina tarvitse matkustaa toimiston kautta. Etätyö lisää tutkitusti henkilöstön motivaatiota, hyvinvointia ja tehokkuutta. Miksi ongelmia sitten ilmenee?
Organisaatiot törmäävät erilaisiin haasteisiin. Välillä törmää tilanteisiin, joissa etätyötä pidetään saavutettuna etuna ja kieltäydytään esimerkiksi osallistumasta palavereihin tai yhteisiin tilaisuuksiin, koska itsellä on etäpäivä. Tai käy ilmi, että etätyöpäivät ovatkin vapaapäiviä, jolloin ei oikeasti tehdä työtä. On ilmennyt myös tilanteita, joissa etätyön tekeminen riistäytyy käsistä ja ihmiset pakenevat kotitoimistolle työyhteisön ongelmia.
Pelisäännöt mahdollistavat hyvän etätyökulttuurin
Edellä mainitun kaltaiset ongelmat ilmenevät usein tilanteessa, kun pelisäännöistä ei ole sovittu riittävän selkeästi tai niitä ei noudateta. Usein pelisäännöiksi käsitetään organisaation etätyöohjeet. Jonkinlaiset organisaatiotason raamit etätyön tekemiselle tarvitaan, jotta on selvää millä edellytyksillä ja reunaehdoilla etätyötä voi tehdä. Mitä isompi organisaatio, sen vähemmän yksityiskohtaisia pelisääntöjä yhteisissä ohjeissa kuitenkin kannattaa olla, sillä liian tarkat ja tiukat säännöt usein enemmän rajoittavat kuin helpottavat eri yksikköjen toimintaa ja erilaisten töiden tekemistä.
Edellä mainitun kaltaiset ongelmat ilmenevät usein tilanteessa, kun pelisäännöistä ei ole sovittu riittävän selkeästi.
Yksityiskohtaisemmat sopimukset toimintatavoista kannattaa sopia yksikkö- tai tiimikohtaisesti. Ne ovat keskustelua siitä, miten yhteistyö ja kommunikointi tiimissä tapahtuu, jotta yhteistyö sujuu mahdollisimman hyvin. Lähtökohtana on, että työ tulee tehdyksi ja yhdessä pyritään yhteisiin tavoitteisiin. Pelisääntökeskustelussa on oleellista nostaa esille kaikkia tiimin jäseniä mietityttävät asiat. Parhaimmillaan yhteisiä sääntöjä ei tarvita useita, vaan muutamasta tärkeimmäksi koetusta asiasta sovitaan yhteinen toimintatapa. Keskustelu rakentaa luottamusta ja yhteistä ymmärrystä siitä, millaista etätyökulttuuria halutaan rakentaa sekä minkä tiimiläiset kokevat tärkeäksi työn sujumisen kannalta.
Esimiehen rooli etätyössä
Etätyö herättää monesti kysymyksiä siitä, miten voin varmistaa, että työntekijät tekevät työnsä. Joskus törmää esimiesten ajatukseen siitä, että etäpäivälle pitää asettaa tavoitteet. Ajatus tuntuu erikoiselta, koska harvoin toimistopäivältä vaaditaan samaa. Moni onkin todennut, että aika monessa työssä voi päivän viettää toimistollakin saamatta juuri mitään aikaan.
Tärkeämpää on, että työn kokonaistavoitteet ja seuranta ovat kunnossa. Työntekijä tarvitsee onnistuakseen selkeän käsityksen siitä, mitä häneltä odotetaan ja millä perusteella onnistumista työssä arvioidaan. Seuranta ei myöskään ole pelkkää kontrollointia, vaan yhteistä keskustelua siitä, missä työtehtävien suhteen mennään, miten asetetaan lyhyen tähtäimen tavoitteita sekä samalla esimiehenä tukea, avun tarjoamista, ajattelun sparraamista ja palautteen antamista. Selkeät tavoitteet ja sparraavat keskustelut mahdollistavat myös hyvän itsensä johtamisen niin etänä kuin toimistolla.
Parhaimmillaan etätyö on sekä työnantajan että työntekijän etu: organisaatio saa sitoutuneempia työntekijöitä ja työntekijät voivat organisoida omaa työtään fiksummin.
Juttua varten haastateltiin Ulla Vilkmania. Hän on modernin työn kehittäjä, jolta on ilmestynyt kirja Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä. Vilkman on mukana Unelmien työpäivä 2018 -tapahtumassa puhumassa aiheesta.
Kuuntele Ullan podcastit etätyöskentelystä: Etätyö- saavutettu etu. Mutta kenen? (osa 1) ja”Etänä johtaminen” (osa 2)