Etusivu » Kokoukset ja yritystapahtumat » Mitkä upeat juhlat!
Sponsoroitu
minna-pentti

Minna Pentti

toimitusjohtaja, Fantastico Producton Oy

Yritysjuhlan järjestäminen on laaja ja monitasoinen työ, vaikka kyseessä olisi hieman pienempikin tapahtuma. Suunnittelu kannattaa siis aloittaa hyvissä ajoin – usein yrityksissä vasta viime tipassa havahdutaan, että kyseessä on suuri haaste, josta kukaan organisaatiossa ei ehdi ottaa kokonaisvastuuta. Yritystilaisuuden organisoinnissa tärkeintä ovat kokemus ja luovuus, ja kalliista satsauksesta pitäisi myös saada irti kaikki mahdollinen. Jokainen tilaisuus on uniikki, ja siksi kokemus on järjestämisessä valttia.

Stressaantunut markkinointiosasto on saattanut tehdä tapahtumaan liittyen toimimattomia varauksia, jotka huonoimmassa tapauksessa on peruttava kokonaan. On sanomattakin selvää, että tähän on silloin turhaan käytetty työvoimaresursseja. Myös esimerkiksi esiintyjien haaliminen vie aikaa. Tuottaja, jolla on laajat kontaktit, saa varmemmin kiinnitettyä halutut esiintyjät. Suurenluokan artistien esiintymisiin liittyy paljon sellaisia yksityiskohtia, joista kokenut tuottaja on jo valmiiksi perillä.

Tapahtumatuottajan tärkeä tehtävä on osata sanoa myös ei epärealistisille toiveille – hän kertoo, mistä kannattaa säästää ja mistä ei. Hyvä ruoka, ohjelma ja tunnelma ovat asioita, jotka muistetaan. Mieleenpainuva tapahtuma ei ole koskaan sattumaa, vaan tarkan prosessin ja käsikirjoituksen tulos: yleisön huomion saamiseksi tärkeä asia esimerkiksi kannattaa sijoittaa tilaisuuden alkuun, ja toisaalta keskittyminen pidetään yllä säästämällä yllätyksiä pidemmälle ohjelmaan. Tapahtumatuottajan tärkeimpiin ominaisuuksiin kuuluvat siis myös näkemys sekä tyyli- ja dramaturgian taju.

On hyvä muistaa, että satsaus tapahtumaan on aina jollakin tasolla yrityksen markkinointia ja siksi sillä on pyrittävä saavuttamaan muutakin kuin viihtymistä. Vähimmillään tapahtuma tuottaa myönteisen muistijäljen elämyksen tarjoajasta. Parhaimmillaan tilaisuus on tapahtumamarkkinointia, joka lisää järjestäjätahon imagomyönteisyyttä ja myyntiä.

Kun juhlan teema ja tunnelma on päätetty, tekee tapahtumatuottaja sovitun budjetin raameissa ehdotuksen. Siihen ovat vaikuttaneet kaikki ne seikat, mitä tuottaja tietää tilaisuuden järjestäjästä. Asiakas ei aina osaa kertoa kaikista asioista, joilla saattaa olla merkitystä tilaisuuden suunnittelun kannalta. Hyvän tapahtumatuottajan tehtävä onkin pitää huoli siitä, että kaikki tilaisuuden kannalta merkittävät yksityiskohdat ovat selvillä. Tilat, artistit, tarjoilut, tapahtumatekniikka, koristelut – tuottaja on parhaimmillaan luonut ilmapiirin, jossa palaset toimivat saumattomasti yhteen.

Asiakkaan on voitava luottaa, että tapahtuma on turvassa. Kun unelma-artisti sairastuu tai juhlatilaan tulee vesivahinko, täytyy tapahtumatuottajan puhaltaa uskoa epätoivon hetkiin. Hyvässäkin toimintasuunnitemassa myös viime käden muutoksille on annettu oma aikansa. Iso tapahtuma on H-hetkeen asti jossakin määrin muutosprosessissa, sillä kyseessä on luova tapahtuma. Puikoissa oleva harjaantunut ”kippari” osaa luotsata laivan satamaan. Siksi kokeneen ja näkemyksellisen tapahtumatuottajan palkkaaminen on aina järjestäjän etu.

Fantastico Production Oy on luova laajan palvelun ohjelma-, tapahtuma- ja tuotantotalo. Järjestämme yhdessä mieleenpainuvat juhlat myös sinulle – yritysjuhlat, henkilöstön tyky- tai virkistyspäivät, hyväntekeväisyyskonsertin tai vaikkapa gaalaillan tähtiesiintyjineen!

Kirjoittaja on viihde- ja kulttuurialan pitkänlinjan ammattilainen sekä Fantastico Production Oy:n toimitusjohtaja Minna Pentti, jonka motto on ”llman kovaa työtä ei synny tulosta – no pain no gain”.

Next article