Etusivu » Kokoukset ja yritystapahtumat » Onnistuneita tapahtumia yhteistyöllä
Sponsoroitu

Onnistuneen tapahtuman toteutus on monen tekijän summa. Data Prisma on kehittänyt tapahtumakokonaisuuden hallintaan Kongressi-ohjelmiston, joka sai alkunsa yllättävästä sattumasta.

90-luvun alkupuolella Duodecimin Kuopion aluetoimisto kääntyi naapurissa toimineen Data Prisman puoleen, ja pyysi apua Itä-Suomen Lääketiedepäivien osallistujatietojen käsittelyyn. Ohjelmistoyritys tarttui haasteeseen, ja siitä alkoi yhä jatkuva yhteistyö. Nykyisin Kongressi on mukana tuhansissa tapahtumissa kautta maan.

Ratkaisuja erilaisiin tarpeisiin

Kongressin asiakaskuntaan kuuluu monenlaisia organisaatioita eri toimialoilta, jotka käyttävät järjestelmää tapahtumien, koulutusten sekä jäsentietojen hallintaan. Mukana on suurten yleisötapahtumien järjestäjiä, kuten Nordic Business Forum ja Messukeskus, sekä asiakkailleen tapahtumia toteuttavia kongressitoimistoja. Useita Kongressin asiakkaita yhdistää erilaiset koulutustapahtumat, joiden järjestäjiä ovat esimerkiksi yliopistot, liitot ja yhdistykset. Asiakkaiden yksilölliset tarpeet on huomioitu ohjelmiston kehityksessä, joten Kongressin monipuolisesta palveluvalikoimasta löytyy työvälineitä useisiin käyttötarkoituksiin.

Tapahtuman vaiheet Kongressissa.

Kongressin kattavat perustoiminnot antavat asiakkaalle hyvät lähtökohdat tapahtumien toteutukseen. Palvelun ytimessä on monipuolinen ilmoittautumisjärjestelmä, henkilötietojen hallinta (CRM) sekä markkinointi- ja viestintätyökalut. Lisäksi tarjolla on runsaasti valinnaisia lisäominaisuuksia, joista asiakas voi poimia tarvitsemansa. Sujuva maksuliikenne on usein tapahtuman elinehto, joten onlinemaksut, laskutus ja reskontra ovat monelle korvaamattoman tärkeitä. Suosittuja ominaisuuksia ovat myös esimerkiksi tapahtumakalenteri, palautekyselyt ja todistukset. Ohjelmaehdotusten ja abstraktien kerääminen, materiaalien jakaminen sekä palkkioiden maksu voivat olla tarpeen erityisesti suurissa tapahtumissa.

Kongressin avulla lukuisat yhteisöt ovat pystyneet automatisoimaan rutiineja ja keventämään työkuormaansa, jolloin heille jää enemmän aikaa keskittyä toimintansa kannalta olennaisempiin tehtäviin.

Konkreettista tukea tapahtumajärjestäjälle

Pohjolan Lääkäripäivät ovat käynnissä Oulun Musiikkikeskuksessa, ja kävijöitä virtaa tasaisesti sisään. Nelipäiväiseen tapahtumaan osallistuu yli 1 400 henkilöä, mutta aulaan ei kerry jonoja. Vastaanotossa osallistujat luetaan sisään pääsylipuista Kongressin Onsite-palvelulla, ja heille tulostetaan rintamerkit. Tiskillä työskentelee myös Data Prisman Tiia Thure.

– On todella hienoa, että heidät on mahdollista saada avuksi tapahtumapaikalle. Kiireapua on muutenkin saatavilla, jos oma kapasiteetti ei riitä esimerkiksi lomakkeiden tekemiseen tai viestintään, Sari Kangas Duodecimin Oulun aluetoimistolta kiittelee.

Läsnäolo asiakkaiden tapahtumissa on Data Prisman arvojen mukaista.

– Meille on tärkeintä asiakkaidemme auttaminen ja heidän työnsä helpottaminen. Kun olemme tiiviisti mukana, pystymme tunnistamaan kipukohdat ja haasteet, jotta voimme kehittää järjestelmää yhä paremmaksi ja asiakkaan tarpeisiin sopivaksi, perustelee Data Prisman palvelujohtaja Tiia Thure.

Monta palvelua yhdessä

Duodecimin aluetoimistot käyttävät Kongressia laajasti tapahtumajärjestelyiden eri vaiheissa. Kongressin kautta hoituu esimerkiksi tapahtumiin ilmoittautuminen, laskutus ja viestintä. Ohjelmisto sisältää työkaluja eri tarpeisiin, kuten ohjelmaehdotusten vastaanottoon ja arviointiin, näyttelypaikkamyyntiin ja luentomateriaalien jakamiseen. Tapahtumien hallinnan lisäksi Kongressi toimii myös jäsenrekisterinä.

– Kongressissa parasta ovat monipuolisuus ja käytön helppous, kehuu Duodecimin Turun aluetoimiston Mari Ulmanen.

– Palkkioiden maksu on kätevä, kun luennoijat hoitavat tietojen ilmoittamisen sähköisesti ja prosessi saadaan automatisoitua aina tulorekisteriin saakka, nostaa Minna Huttunen Kuopion aluetoimistolta.

Pitkäkestoisen yhteistyön tulokset ovat selkeitä.

– Kongressi säästää aikaamme, Sari Kangas kertaa.

– On tehty digiloikka siitä, mistä on lähdetty!

Next article